سیستم‌سازی کسب‌وکار چیست؟

به قلم: لیلی بحیرائی

نمانامه: نظام‌مند کردن کسب‌وکار به معنای محدود کردن و نظارت بر فعالیت‌های هر یک از کارکنان برای مدیریت و برنامه‌ریزی هر لحظه از زمان نیست. به طور خلاصه، وقتی کسب و کار خود را سیستمی می‌کنید، الگویی برای آن کسب‌وکار ایجاد می‌کنید. هدف این نوع سیستم سازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر برای مشتریان و کارمندان  است و به شما این امکان را می دهد که بسته به استراتژی کسب و کار خود در آن زمان به راحتی برنامه خود را مقیاس بندی یا اصلاح کنید.

هنگامی که یک کسب و کار سیستمی را اداره می کنید، می توانید زمان خود را به کار بر روی نحوه عملکرد کسب و کار اختصاص دهید، نه اینکه بخش مهمی از آن باشید. این موضوع به شما کمک می کند کارایی را افزایش دهید و مدیریت پروژه را ساده کنید. سیستم‌سازی کسب‌وکار اساساً شامل تعریف نحوه اجرای سیستم‌های تجاری به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها یا SOPها (روش‌های عملیاتی استاندارد) است.

فرآیندها در هر کسب و کاری وجود دارند، چه به طور رسمی تعریف شده باشند و چه تصادفی، به عنوان دنباله ای از اقدامات با یک ورودی و یک خروجی. اگر آنها تعریف نشده باشند، نمی توان آنها را به طور مداوم دنبال کرد و خروجی ناسازگار است.

چرا نیاز به سیستم‌بندی کسب‌وکار داریم؟

با سیستم سازی کسب و کار خود می‌توان از مزایای زیر بهره‌مند شد:

• کاهش زمان در راه اندازی یا انجام امور روزانه کسب و کار
• کسب و کارتان را بفروشید
• روحیه کارکنان، درگیری و بهره وری آن‌ها را بهبود دهید.
• محیط کار آرام و جذاب باشد
• به کارکنان کمک کنید هم آرام باشند و هم با شور و اشتیاق و خلاقیت
• به طور مداوم بازدهی، گردش مالی و سود را افزایش دهید
• به راحتی یک تعطیلات، بدون نگرانی در مورد عملکرد کسب و کار و فعالیت

می‌توان اجزای یک سیستم کسب و کار را به چهار بخش تقسیم کرد:

۱٫ افراد

افراد می‌توانند درون سازمان مشغول به کار باشند مثل کارمندان و مدیران مجموعه‌ یا افرادی خارج از سازمان باشند که برای رسیدن به نتایج مطلوب به آن‌ها نیاز دارید، به عنوان مثال تأمین کنندگان، مشتریان، تکنسین‌ها و تعمیرکاران. به عبارتی افراد شامل تمامی کسانی است که در پیش‌برد کسب و کار تأثیرگذارند.

۲٫ اسناد

منظور تمامی فرآیند‌ها از قبیل: چشم‌انداز، مأموریت، مزیت رقابتی و دستورالعمل‌هایی است که روند یک کسب و کار را شرح می‌دهند.

۳٫ مواد و تجهیزات

کسب و کار برای رسیدن به یک خروجی مشخص، به تجهیزاتی از قبیل کامپیوتر، تلفن، نرم‌افزارهای مختلف، وبسایت، بروشورهای تبلیغاتی و امثال آن نیاز دارد. پیشرفت تکنولوژی رشد سریع کسب و کارها را ممکن کرده و اگر می‌خواهید در بازار به شدت رقابتی دنیای مدرن حرفی برای گفتن داشته باشید، باید به شکل هوشمندانه این تجهیزات را به خدمت بگیرید.

۴٫ دستورالعمل‌ ها

یک سازمان از بخش‌های مختلفی تشکیل شده، هر بخش فرآیندهای منحصر به خود را دارد و باید به شکلی متفاوت و مستقل از سایر بخش‌ها عمل کند. سیستم‌سازی در تعریف علمی، ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم به منظور عملکرد بهتر است. به این معنی که افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر را به کار بگیریم. کلیه فعالیت‌ها و فرآیند‌های کاری را ثبت و اسنادی را تهیه کنیم که هر کس بر اساس آن بتواند کسب و کار خود را پیش ببرد. همچنین در این راستا از ابزار و تجهیزات حرفه‌ای‌تر و به‌روزتر استفاده کنیم.

چرا سیستمی کردن کسب و کارتان مهم است؟

یک کسب و کار سیستمی، عملیات و فعالیت‌های روزانه را تنظیم می‌کند، که تا حد زیادی به ارتقای ثبات روزانه کمک می‌کند. این موضوع مهم است زیرا فعالیت های ناسازگار باعث ایجاد خطا می شود. هنگامی که وظایف روزانه کسب و کار خود را سیستمی می کنید، همچنین اطمینان حاصل می کنید که اعضای تیم همیشه الگوهایی برای کاری که انجام می دهند داشته باشند.

مزیت دیگر این است که سیستم سازی راه را برای اتوماسیون هموار می کند. به این دلیل است که مشخص می‌کند که آیا یک فرآیند تجاری یا گردش کاری تکراری باید به طور یکسان و چند برابر تکرار شود یا خیر. اتوماسیون همچنین به کارمندان زمان بیشتری برای صرف موارد مهم می‌دهد.