پایگاه خبری نمانامه: همواره مذاکره به دلیل ساختار ارتباطی که دارد درگیر باید و نبایدهایی است که مذاکره کننده باید به آنها پایبند باشد. از این رو، در ادامه درباره این باید و نبایدها گفت وگو می شود. باید و نبایدهایی که در سه زمان پیش از مذاکره، هنگام مذاکره و پس از مذاکره دسته بندی شده اند و نکات متعددی را شامل می شوند.

بایدهای پیش از مذاکره 

پیش از شروع مذاکره چه باید بکنیم:

خودسازماندهی

اولین ویژگی که به عنوان باید پیش از مذاکره شمرده می شود و فرد باید قبل از مذاکره آن را در خود ایجاد کند ،خودسازماندهی است. یعنی فرد بتواند از لحاظ ذهنی خود را طوری سازماندهی کند که در جلسه مذاکره قابلیت و کیفیت کافی و لازم را برای حضور در جلسه داشته باشد. این ویژگی می تواند به دلیل کارایی زیاد فرد بسیار مؤثر باشد.

شما فرض کنید که با تیمی حرفه ای بازی دارید، این مطلب بسیار مهم است که قبل از آن بازی خود را آمادهکنید تا تمام قابلیت های خود را در آن مسابقه به نمایش بگذارید. خودسازماندهی هم بیان می کند زمانی که قرار است وارد مذاکره شوید، خود را از دو جنبه سازماندهی کنید: روانی و جسمی.

مفهوم خودسازماندهی یعنی فرد خود را برای حضور در جلسه آماده کند. زمانی که قابلیت های روانی مبنا است ،فرد باید خود را در حوزه های مختلفی از جمله اعتماد به نفس، انگیزه و خودباوری و … تقویت کند، قابلیت دیگر از نظر جسمی است مانند خواب کافی، استراحت کافی، ایجاد آمادگی در خود برای نشست های طولانی که درپیش دارد. یعنی از لحاظ روانی بسیار مهم است که افراد آن قدر قابلیت در خود ایجاد کنند که از این لحاظ هم مفید باشند ،بایوریتم می گوید که همه انسانها سه نوع ریتم در روزمره خود دارند که باید با استفاده از این ریتم ها به خود و ظرفیت هایشان بها بدهند و آن را ارتقا بخشند. پس خودسازماندهی یعنی فرد خود را آماده کند تا در جلسه مذاکره بیشترین کارکرد را به عرصه ظهور برساند.

دستور کار جلسه داشته باشید 

داشتن دستور کار جلسه به عنوان ضرورتی بسیار حرفه ای تلقی می شود که مذاکره کننده قبل از اینکه وارد جلسه شود، باید آن را آماده کنند و حتی قبل از جلسه، آن را برای طرف مقابل هم ارسال کند.

طولانی کردن مذاکره آسیب بسیار زیادی دارد و اگر دستور کار نداشته باشید، این اتفاق خواهد افتاد. بنابراین ،توصیه مؤکد این است که برای جلوگیری از این زیان، دستور جلسه را داشته باشید و مراقب باشید که جلسه شما در حدود همان دستور کار باشد. چون گاهی به عمد جلسه را طولانی می کنند و اگر فشار بیرونی برای شما اتفاق بیفتد، مجبور به پذیرش بسیاری از مفاد در زمان کم می شوید. بنابراین، جلسه را به صورت آگاهانه با یک برنامه شروع کنید و به پایان برسانید.

بنابراین، هیچ گاه بدون صورت جلسه وارد مذاکره نشوید. تا تمایل و کشش طرف مقابل را به مذاکره جلب نکردهاید ،موضوعی را مطرح و بحثی را شروع نکنید. از عجله دوری کنید و مطابق با فرهنگ، منش و موقعیت طرف مذاکره خود رفتار کنید. مراقب رفتار خود باشید! داستان زیر نمونه ای از ضرورت برخورداری از همین ویژگی ها را بیان می کند.

چوپانی مشغول چراندن گله گوسفندان خود در یک مرغزار دور افتاده بود. ناگهان سروکله یک اتومبیل جدید کروکی از میان گردوغبار جاده های خاکی پیدا شد. راننده اتومبیل که یک مرد جوان با لباس، کفش، عینک و کراوات شیک و برنددار بود، سرش را از پنجره اتومبیل بیرون آورد و پرسید: «اگر من به تو بگویم که دقیقاً چند رأس گوسفند داری، یکی از آنها را به من خواهی داد؟»

چوپان نگاهی به جوان تازه به دوران رسیده و نگاهی به رمه اش که به آرامی در حال چریدن بود، انداخت و با وقار خامی جواب مثبت داد. جوان، ماشین خود را در گوشه ای پارک کرد و کامپیوتر همراه خود را به سرعت از ماشین بیرون آورد، آن را به یک تلفن راه دور وصل کرد. وارد اینترنت، جایی که می توانست سیستم جست وجوی ماهوارهای) ^GPS( را فعال کند، شد. منطقه چراگاه را مشخص کرد، یک بانک اطلاعاتی با ۲۲ صفحه کاربرگ Excel را به وجود آورد و فرمول پیچیده عملیاتی را وارد کامپیوتر کرد. سرانجام ،۱۵۲ صفحه اطلاعات خروجی سیستم را توسط یک چاپگر مینیاتوری همراهش جاب کرد و آن گاه در حالی که آنها را به چوپان می داد، گفت:

شما در اینجا دقیقاً ۱۵۱۲ گوسفند داری.»

چوپان گفت: «درست است. حالا همین طور که پیش تر توافق کردیم، می توانی یکی از گوسفندها را ببری.» آن گاه به نظاره مرد جوان که مشغول انتخاب کردن و قرار دادن آن گوسفند در داخل اتومبیلش بود، پرداخت. وقتی کار انتخاب آن مرد تمام شد، چوپان رو به او کرد و گفت: «اگر من دقیقاً به تو بگویم که چه کاره هستی، گوسفند مرا پس خواهی داد؟» مرد جوان پاسخ داد: «آری، چرا که نه!» چوپان گفت: «تو یک مشاور هستی.» مرد جوان با تعجب گفت: «راست می گویی، اما به من بگو که این را از کجا حدس زدی؟» چوپان پاسخ داد: «کار ساده ای است. بدون اینکه کسی از تو خواسته باشد به اینجا آمدی، برای پاسخ دادن به سؤالی که خود من جواب آن را از قبل می دانستم، مزد خواستی. ضمن اینکه هیچ چیز درباره کسب و کار من نمی دانی، چون به جای گوسفند ،سگ مرا برداشتی.»

داستان مذاکره را پیش بینی کنید

بد نیست که مذاکره کننده پیش از حضور در جلسه مذاکره، داستان مذاکره را با خود مرور کند تا بتواند سناریوهای موردنیاز خود را تدوین کند. به هر حال، نیمی از مذاکره به دست ماست و نیمی دیگر در طرف مقابل قرار دارد و به اعتبار تعامل این دو نیمه داستان های مذاکره شکل می گیرد.

مذاکره کننده مؤثر برای حالت های مختلف که احتمال می دهد در جریان مذاکره شکل بگیرد، از قبل تدبیرها و راهکارهای لازم را ایجاد می کند. پس زمانی که فردی قرار است در جلسه مذاکره حضور پیدا کند، باید احتمالات مختلف را در ذهن خود بررسی کند، داستان مذاکره را در ذهن خود مرور کند تا به این واسطه ذهنش را آماده نگه دارد و زمانی که در جلسه مذاکره یکی از این احتمالات اتفاق افتاد، سناریو و بهترین تصمیم را برای آن را در دست داشته باشد و دچار شوک نشود.

ابتدا با تیم خود یکی شوید

پیش از ورود به جلسه مذاکره با تیم خود هماهنگ شوید. معمولاً افراد قبل از اینکه با تیم خود هماهنگ شوند ،وارد جلسه مذاکره می شوند که می تواند تأثیرات زیانباری برای جلسه مذاکره داشته باشد، چون ممکن است از یکی از اعضا رفتار یا گفتاری سر بزند که همخوانی با اهداف و تفکرات أعضای دیگر نداشته باشد. بنابراین، پیش از رفتن به جلسه باید با تیم خود هماهنگ شویم و نقش ها و تخصصی ها را تقسیم کنیم.

حتی می توانید با همتیمی هایتان به عنوان حریف تمرینی وارد میدان مذاکره شوید همانند تکنیکی به نام سایهزنی که در ورزش وجود دارد. در این تکنیک، مربی توپ را از بازی حذف می کند و از افراد می خواهد که با فرض بدون توپ بودن، بازی کنند تا مربی متوجه شود آیا افراد می توانند به درستی جای خود را پیدا کنند و با همتیمی خود ارتباط بگیرند یا خیر. این تمرین ها می تواند منجر به تأثیرات سازنده ای برای تیم مذاکره کننده شود.

آمادگی های لازم قبل از رفتن به جلسه را کسب کنید

این مسئله مشمول ضرورت هایی است که باید در شما ایجاد شود. این آمادگی ها عبارت اند از:

۱( منافع خود را برای ورود به جلسه مذاکره بشناسید و فهرست کنید: ما باید بدانیم که برای چه هدفی وارد جلسه مذاکره می شویم و از جلسه مذاکره به دنبال چه منافعی هستیم. مطالبات حداقل و حداکثری ما چه چیزهایی خواهد بود. پس باید در ابتدا خواسته های خود را روشن سازیم و سپس وارد جلسه مذاکره شویم، چون اگر این امر محقق نشود، نمی توانیم به اثربخشی مذاکره اذعان کنیم. همین طور بحث ارزیابی و پذیرش پیشنهادهای طرف مقابل نیز بستگی به همین موضوع دارد. پس، آماده کردن فهرست منابع اهمیت بسیار زیادی دارد.

۲( ارزیابی منافع: باید منافع را ارزیابی کرد و به لحاظ ماهیتی آنها بررسی کرد. اینکه ماهیت منافع چیست؟ به طور مثال، قیمت خوب بگیریم یا پیشنهاد همکاری خوب داشته باشیم و … را بررسی کرده و براساس عایدی هر یک از این منافع تصمیم گیری کنیم.

۳( اولویت بندی منافع: هنگامی که وارد جلسه ای می شویم، تعدادی منفعت از این جلسه انتظار داریم، اما باید این منافع را به ترتیب اهمیت برای خود اولویت بندی کنیم تا اگر قرار به انتخاب از بین آنها شد، بتوانیم به راحتی تصمیم بگیریم. پس فهرستی از منابع اولویت بندی شده داشته باشیم تا بتوانیم برای منافع با اولویت بیشتر برنامهریزی و تلاش کنیم و برای آنها گام برداریم .

۴( منافع طرف مقابل را نیز درنظر بگیریم: فهرستی را تهیه کنیم که حاوی منافع احتمالی و انگیزه های حضور طرف روبه رو است و براساس این فهرست بتوانیم اقدامات مؤثر برای هر یک از این منافع را طرح ریزی کنیم.

۵( نقاط اشتراک و افتراق منافع طرفین را فهرست کنید: به این معنا که منافع همراستا و غیرهمراستا را از یکدیگر جدا کنیم و فهرست وار بنویسیم. دسترسی به فهرست این تعارض ها به ما کمک می کند تا نقاط اصطکاک را مشخص کنیم و خود را برای این چالش ها آماده کنیم.

۲( برای تعارض های بین منافع تدبیر لازم را بیندیشیم: بعنی راهکارهای لازم برای هر یک از تضادها را فهرستکنیم و راه حلها را بنویسیم. این کار به ما کمک می کند ناآگاهانه وارد جریان مذاکره شویم و بخردانه تصمیمهای مفیدتر و مؤثرتری بگیریم.

با تمرکز وارد جلسه مذاکره شوید

اگر قرار است برای مذاکره ای برنامه ریزی کنیم، حتما یکی از ارکان ضروری مفهوم متمرکز بودن است. مراقب باشیم که جلسه مذاکره بدون تمرکز تأثیرات زیانباری دارد. پس قبل از جلسه مذاکره کمی با خود خلوت کرده و روی خود کار کنیم تا با تمرکز و آگاهی خود را به جلسه برسانیم.

داشتن آمادگی برای هر اتفاقی در جلسه مذاکره

استنباط ما بر این است که جلسه مذاکره ممکن است آبستن اتفاق های متعددی باشد و این رویدادها برخی پیشبینی شده و برخی پیش بینی نشده است، بنابراین مذاکره کننده باید قابلیت و آمادگی مواجهه با هر اتفاقی در جلسه مذاکره را داشته باشد. پیشنهاد مؤکد این است که مذاکره را از پیش قضاوت نکنیم، بلکه خود را برای مذاکره آماده کنیم و برای هر شائبه احتمالی راه حل های محتمل داشته باشیم، تا زمانی که در جلسه با بحرانی مواجه می شویم، قابلیت ارائه راهکار را داشته باشیم و ذهن ما توان برخورد با آن موقعیت را داشته باشد.

بنابراین، مذاکره کننده ای قابل و توانمند است که از لحاظ ذهنی خود را برای هر پیشامدی آماده کند تا تحت هر شرایطی خود را بتواند تطبیق دهد.

انرژی خود را مثبت کنید

از معجزه انرژی مثبت در مذاکرات غافل نشوید. به این معنا که پیش از مذاکره ذهن و باور خود را پر از انرژی های مثبت کنید. فرد زمانی که نسبت به پدیده ها مشت برخورد می کند این حس در وی ایجاد می شود که فرد موفقی است و انگیزه بیشتری پیدا می کند.

پس مثبت اندیشی بسیار تأثیرگذار است و به قول مرحوم دکتر افشین یداللهی که می گوید:

از کفر من تا دین تو راهی به جز تردید نیست دلخوش به فانوسم مکن اینجا مگر خورشید نیست  با حس ویرانی بیا تا بشکنی دیوار من  چیزی نگفتن بهتر از تکرار طوطی وار من

نکته امیدوارکننده اینکه تمام مهارتهای مذاکره، مثل قطعی کردن مذاکره، را می توان یاد گرفت. اگر می توانید راندن اتومبیل را یاد بگیرید، پس مذاکره موفق را هم می توانید یاد بگیرید و انجام دهید. بنابراین، از تأثیر شگفتانگیز انرژی مثبت غافل نشوید و مانند سلاحی آن را همراه خود داشته باشید.

لزوم کسب دانش تخصصی پیرامون مذاکره

پیشنهاد می شود فرد پیش از حضور در جلسات مذاکره به دانش فنی مورد نیاز احاطه پیدا کند و تا می تواند آن را افزایش دهد. دانش های فنی به دو دسته تقسیم می شوند: دانش های تخصصی که بستگی به ماهیت کسب و کار دارند و دانش های عمومی مانند فنون مذاکره یا دانش زبان بدن در مذاکرات و یا دانش حقوقی و …

بنابراین، توصیه می شود فرد، دانش لازم را کسب کرده و از آنها با روش های مختلف در جلسه مذاکره استفاده کند. این موضوع به فرد قدرت می دهد تا اعتماد به نفس بیشتری پیدا کند و شانس رسیدن به اهداف مذاکره افزایش می یابد.