پایگاه خبری نمانامه: براساس یافته های دانشمندان علوم رفتاری، فقط حدود ۳۲ تا ۴۲ درصد از ارتباطات آمیخته ما به صورت کلامی و حدود ۲۲ تا ۷۲ درصد آن به صورت غیرکلامی یعنی با استفاده از حالت های سر و دست و چشم و پا و ابرو و غیره صورت می گیرد. از آنجا که زبان کلامی تحت کنترل بخش هوشیار مغز انسان قرار دارد، می توانیم آگاهانه کلماتی را بر زبان جاری کنیم که با احساسات و نیات واقعی ما همخوانی نداشته باشند و در نتیجه، نیت واقعی خود را پنهان کنیم و آن را به گونه ای دیگر جلوه دهیم. اما زبان بدن توسط بخش ناهوشیار مغز کنترل می شود و ما کنترل چندانی بر آن نداریم و از این رو، بازتاب دهنده احساسات واقعی و درونی ماست.

به نقل از آلبرت محرابیان از میزان تأثیر کلی یک پیام در ارتباطات عاطفی ،۷ درصد کلام فقط کلمات، ۳۱درصد آوایی از جمله تُن صدا  و ۵۵ درصد آن غیرکلامی است.

البته محمدتقی بهار در کتاب سبک شناسی معتقد است صدا و لحن رکن مهم ارتباطات است.

به طور مثال، انواع دست دادن در مذاکرات را می توانیم به صورت زیر تفسیر کنیم:

نفوذ یا سلطه از طریق چرخاندن دست، به گونه ای که کف دست روبه پایین و پشت دست روبه بالا باشد، منتقل می شود. نیازی نیست که کف دست شما کاملاً روبه زمین باشد، همین که دست شما نسبت به دست فرد دیگر رو به پایین باشد، کافی است. به این مفهوم که شما می خواهید کنترل را در دست داشته باشید.

هنگامی که دو فرد با نفوذ با هم دست می دهند، هر یک از آنها می کوشد دست دیگری را بهحالت فرمانبرانه درآورد که بر سر این کار، یک مبارزه نمادین شکل می گیرد. نتیجه این کار، باقی ماندن هر دو دست در وضعیت عمودی است، در حالی که هر یک از آنها می کوشند احساس احترام را نسبت به دیگری منتقل کند. این حالتی از دست دادن مثل یک مرد

آشنایی با استانداردهای تخصصی

در کنار دانش های مختلف، استانداردهای مختلفی وجود دارند که بسته به فراخور ماهیت مذاکره باید به آنها مسلط بود مانند استانداردهای مرتبط با جابه جایی پول در حوزه های مالی با استانداردهای مرتبط با عقد قرارداد با اصطلاحات اینکوترمز که در حوزه بازرگانی و حمل وجود دارد.

به نظر می رسد مذاکره با این دانش ها به واقعیت می رسد و چون انواع استانداردها مبنای تصمیم سازی درمذاکره هستند، باید مذاکره کننده به آنها مسلط و آگاه باشید و از آنها در جریان کار استفاده کند.

عدم تسلط به این استانداردها، کار را پیچیده می کند و سبب ایجاد سوء اعتبار شخصی برای فردی می شود کهبه این اصطلاحات وارد نیست. در نتیجه، لزوم یادگیری این موارد بسیار مهم و ضروری تلقی می شود.

آراستگی ظاهری

باور کنیم که بسیاری از مردم عقلشان به چشمشان است و فقط براساس دیده هایشان قضاوت می کنند. به همین دلیل باید نهایت تلاش خود را بکند تا از حداکثر استانداردهای ظاهری برخوردار باشد و زمانی که در جلسه حاضر می شود از این قابلیت برای ایجاد تسلسل بر طرف مقابل و ساخت برند شخصی خود استفاده کند.

حتی اگر محیط فیزیکی که قرار است جلسه در آنجا برقرار شود آراسته نیست، باید سعی کنیم دکور را تغییر دهیم و محیط را زیبا جلوه دهیم.

پس هم در خود و هم در محیط فیزیکی مذاکره آراستگی را رعایت کنیم و از این قابلیت برای پیشبرد مذاکره بهره لازم را ببریم.

زود برخاستن از خواب

بحث مهمی که در مباحث روان شناسی و تحلیل شخصیت انسان ها وجود دارد، این است که انسانها در عمر خرد سال های قیمتی و کم قیمت دارند. قیمتی ترین سالها، سال هایی است که انسان می تواند بهره زیادی ببرد و آن سال ها تمامی ساعت هایش باارزش است و ارزان ترین سال ها یعنی سال هایی که انسان در آنها دستاورد کمی دارد و نمی تواند انتظار زیادی داشته باشد. معمولاً سال های پیری و سال های کهولت سال های ارزان قیمت زندگی هستند و سال های جوانی، فاصله ۱۵ تا ۲۵ سالگی یا ۱۵ تا ۴۲ سالگی، سال های گرانی هستند که در آن انسان می تواند بیشترین بهره برداری را از زندگی اش داشته باشد و بیشترین دستاورد را از خود به جا بگذارد. مانند سال های گران قیمت و ارزان، زندگی ساعت های قیمتی و کم قیمت نیز دارد قیمتی ترین اوقات ساعتهاییهستند که میزان بهره وری انسان بسیار زیاد است و در ارزان ترین ساعت ها میزان بهره وری افراد خیلی کم است.

البته قضاوت منصفانه این است که برای هر فرد این ساعت ها بسته به نوع شخصیت وی، استاندارد زندگی آن و غیره، متفاوت است اما عموم آدم ها صبح و ابتدای روزشان جزء ساعت های گران آنهاست و اوقاتی است که بیشترین میزان بهره وری عاید فرد می شود. در کنار بهره وری، یکی دیگر از چالش هایی که در فرآیند امور انسانها تأثیرگذار است ،سیستم بدنی آنهاست، آدم هایی که زود از خواب بیدار می شوند، بدشان منظم تر کار می کند و از لحاظ فیزیکی سرحال تر هستند، معمولاً در این ساعت های باارزش زندگی )ساعت های صبح( این افراد دستاوردهای بیشتری دارند و به اهداف بیشتری می توانند دست پیدا کنند. بنابراین، یکی از زمان های مناسب و طلایی )ساعت های قیمتی(، صبحگاه و ابتدای روز است به علاوه اینکه باعث تنظیم سیستم های بدنی و مکانیزم درون انسان می شود و زمان های پربازدهی را برای وی تعیین می کند تا از آن بهره ببرد.

پس توصیۀ مؤکد می شود که افراد مذاکره کننده تا جای ممکن زود بخوابند و زود بیدار شوند تا ساعت های مفیدتری داشته باشند و در دستور کار مذاکره بهترین زمان را در ساعت های ابتدایی روز قرار دهند تا به دلایل بیان شده به اهدافشان دست یابند .

مثلث موفقیت را فراموش نکنید

بررسی ها نشان می دهد انسانها به سه عامل نیازمندند تا بتوانند برای رسیدن به موفقیت گام بردارند. این سه عامل باید در کنار هم باشند تا پیروزی را به دست آورند.

اولین رکن این مثلث که شاید به نظر بسیاری از افراد کلیشه ای به نظر برسد، پشتکار است .خداوند بزرگ در قرآن می فرماید: «لیس للانسان الى ما سعی: برای انسان هیچ چیز به جز سعی و تلاش نیست.» مقصود از سعی و تلاش و پشتکار این است که فرد برای رسیدن به اهداف خود از ویژگی خستگی ناپذیری برخوردار باشد و بارهاشکست را به جان بخرد.

مذاکره کننده نیز باید از همین ویژگی برخوردار باشد و بعد از طی چندین جلسه که ممکن است با شکست مواجهشود، بتواند عواید خود را از کلیت جلسه مذاکره برداشت کند. بنابراین اولین عامل ضروری برای مذاکره کننده ،داشتن پشتکار است

عوامل دوم و سوم جذاب تر به نظر می رسند. عامل دوم، اقبال )شائس( است. هر فرد برای اینکه به موفقیت برسد ،باید از این فاکتور برخوردار باشد. در مذاکره هم این قاعده پابرجاست.

البته ممکن است در بعضی از خوانندگان احساس یأس و ناامیدی ایجاد کند، به این علت که زمانی که ما اقبال را مبنا قرار می دهیم، به طبع امکان دستیابی به آن وجود ندارد و اتفاق افتادنش عامل دستیابی به آن است.

حال کلید کار کجاست؟ اینکه ما باور کنیم اقبال ترجمه عوامانه کلمه ای به نام خواست خداست. در واقع، عوام جامعه خواست خدا را شانس می نامند و این مسئله به تشخیص خداوند متعال شامل حال بعضی می شود و بعضی دیگر نه.

حال تفاوت اقبال و خواست خدا دانستن چیست؟ تا وقتی که شما بخت را عامل موفقیت می دانید، منشأ و مبدأ آن برای شما مهم است و در نتیجه، نمی توانید برای دستیابی به آن اقدامی انجام دهید، اما زمانی که اقبال را همان خواست خدا می پندارید، می توان این گونه نتیجه گرفت که منشأ خواست خدا، خداوند متعال است. پس می توانید به سراغ این سرچشمه بروید و از خدا بخواهید تا موهبتی نصیب شما شود. پس برای موفقیت باید خدا بخواهد. به قول شاعر بزرگ مولانا که می فرماید:

چندان دعا کن در نهان چندان بنال اندر شبان  کز گنبد هفت آسمان در گوش تو آید صدا  گر مجرمی بخشیدمت وز جرم آمرزیدمت  فردوس شواهی دادمت خامش رها کن این دعا پس این عامل دست یافتنی است به این شرط که از صمیم قلب از خدا بخواهد و همچنین به صلاح وی باشد.

اما عامل سوم برای موفقیت، عشق است، چرا که اصولاً عشق موهینی است که خدا به انسان داده تا آن را صرف اهداف خود بکند تا مانند گیاه پیچک که به دور معشوق خود می پیچد و آن را کامل می کند، انسان هم به اهداف خود چنگ بزند و آنها را به دست بیاورد.

برای موفقیت باید عاشق حوزه ای باشید که برای آن تلاش می کنید، اگر مذاکره می کنید، باید با علاقه برای رسیدن به اهداف تلاش کنید. بنابراین، مذاکره کنند، پیش از مذاکره سه کار را نباید فراموش کند: پشتکار، توکل به خدا و عشق.

از رقیب و طرف مذاکره خود غافل نشوید

مذاکره کننده حرفه ای حتی اگر دست بالای مذاکره و با توانمند باشد، نباید از قدرت و عبار طرف مقابل خود غافل شود و ساختار مذاکره را به گونه ای شکل دهد که شناختی از رقیب خود نداشته باشد.

بنابراین، انسان در هر حالتی باید به یک شناخت کامل از رقیب خود برسد و با آگاهی از رقیب در جلسه مذاکره حضور پیدا کند و این امر به مذاکره کننده کمک می کند تا در جلسه مذاکره گام های جدی تری برای دستیابی به اهداف بردارد و راهبردهای خود را با داستان های واقعی از فضای رقابت تطبیق دهد و مدل مذاکره خود را بر این اساس شکل دهد. بنابراین، باید در برخورد با طرف مقابل واقع بین و جدی عمل کرد. داستان زیر نمونه ای ازهمین ویژگی است.

در پایان مصاحبه شغلی برای استخدام در شرکتی، مدیر منابع انسانی شرکت از مهندس جوان تازه کار پرسید:

«برای شروع کار، حقوق مورد انتظار شما چقدر است؟» مهندس گفت: «حدود ۷۵ هزار دلار در سال، بسته به اینکه چه مزایایی داده شود.» مدیر منابع انسانی پاسخ داد: «خوب، نظر شما درباره ۵ هفته کاری ،۱۴ روز تعطیلی با حقوق، بیمه کامل درمانی و حقوق بازنشستگی ویژه و خودروی شیک و مدل بالای در اختیار چیست؟» مهندس جوان از جا پرید و با تعجب پرسید: «شوخی می کنید؟!» مدیر منابع انسانی گفت: «بله، اما اول تو شروع کردی.»

 

از نیازهای فیزیولوژیک خود غافل نشوید

مذاکره کننده که به واسطه نیاز های خود تحت فشار باشد، امکان شکست در مذاکره را دارد به این دلیل که در فشار است و تحت تأثیر نیازها قرار می گیرد و این موضوع می تواند تأثیرات مخربی داشته باشد.

منظور از نیازها، نیازهایی که فرد را وابسته به جلسه مذاکره بکند، نیست. گاهی این نیازها فرد را از حالت آمادگی برای جلسه مذاکره خارج می کند، برای مثال خواب کم منشأ نیازی است که برای فرد به وجود می آید و منجر به، به وجود آمدن خطا برای وی می شود.

بنابراین، توصیه می شود که نیازهای خود را بشناسید و از آنها غافل نباشید و هنگام حضور در جلسه آنها را از قبل تأمین کرده و اگر امکان تأمین آنها نیست، آنها را مدیریت کنید.

بایدهای هنگام مذاکره

هنگام مذاکره چه باید بکنیم. منظور از بایدهای مذاکره این است که فرد زمانی که مذاکره را انجام می دهد، چه چیزهایی را باید رعایت کند و به آنها پایبند باشد. موارد ذیل نمونه هایی از این بایدهاست که به ترتیب شرح داده خواهد شد.

مرور سوابق مذاکره طی جلسه

معمولاً جلسات مذاکره ممکن است به دلیل پیچیده بودن مفاد درخواستی و نیازهای طرفین، اختلاف های شدیدی که وجود دارد یا کمبود زمان یا نیاز به زمان بیشتر یا سایر دلایل طولانی شود یعنی مشمول گذران زمان زیادی می شود و مذاکره کنندگان برای اینکه بتوانند به نتیجه دست پیدا کنند، باید در دفعات و جلسات مختلفی وارد بحث و گفت وگویی غیر از مذاکره شوند.

یکی از خطرهایی که مذاکره را تهدید می کند، فراموشی و انحراف پیدا کردن از مفاد جلسات قبل است که خطرها و آثار زیانباری ممکن است برای مذاکره داشته باشد، چرا که ممکن است طرف مقابل را دچار سوء برداشت نسبت به صداقت شما بکند یا شرایطی که اعلام کردید شرایط قابل تغییری است و به آنها این انگیزه را بدهد که از طریق طولانی کردن جلسات مذاکره و فراموشی شما نسبت به محتویات جلسه بهره بیشتری ببرند. بنابراین، توصیه میشود که در ابتدای جلسه مذاکره مفاد جلسات قبل را مرور کنید و بکوشید از طریق بررسی مفاد جلسات قبل در جریان کلیات قرار بگیرید تا اگر موضوعی فراموش شده است، یادآوری شود و به طرف مقابل نیز این حس را منتقل کنید که جریان مذاکره تحت کنترل است.

بنابراین، مذاکره کننده قابل، کسی است که پیش از حضور در جلسه مذاکره سوابق، تجربیات و مفاد آن را پیشتر بررسی می کند، حتی اگر مذاکره کننده خودش در مذاکره حضور نداشته باشد و دیگران این کار را انجام داده باشند.

شروع با موارد مورد توافق

اولین باید مذاکره شروع جلسات مذاکره با موارد مورد توافق است. زمانی که می خواهید مذاکره را آغاز کنید اگر از ابتدای مذاکره با مواردی که مورد اختلاف طرفین است مذاکره آغاز شود، به احتمال بسیار زیاد مذاکره معطل خواهد ماند، چون از ابتدا القای انرژی منفی در مذاکرات می تواند آن را بی نتیجه و ابتر بگذارد. اما اگر فرآیند را اصلاح کرده و مذاکره را با مواردی که طرفین روی آن توافق دارند، شروع کنید تأثیرات شایسته زیادی را از خود برجای می گذارد. از جمله اینکه علاقه مندی به مذاکره افزایش پیدا می کند و انرژی مثبت پدیدار می شود و اگردر جریان مذاکره نکته منفی و یا چالشی به وجود بیاید، سعی می کند به دلیل توافق هایی که داشته و زحماتیکه کشیده شده، سعه صدر داشته باشد و به هر شکل مذاکره را در مدار خود نگه دارد. بنابراین، ضروری است که مذاکره کننده با موارد توافق شده کار را شروع کند تا تأثیرات اعجاب انگیز آن را طی مذاکره به وضوح ببیند.

شروع مذاکره با موارد کلان

در کنار اینکه سعی می کنید مذاکره را با موارد توافق شد، آغاز کنید، بهتر است موارد کلان را در دستور کار قرار دهید تا جذابیت مذاکره دو چندان شود. چرا که در مورد موارد کلان می توان کلی صحبت کرد و نیاز به کار جزئی در این مورد نیست و مذاکره کننده می تواند به سادگی به جمع بندی دست پیدا کند. ولی زمانی که با موارد جزئی شروع به صحبت کردن می کنیم، این الزام برای ما ایجاد می شود که همه موارد را با جزئیات و به دقت بررسی کنیم و در ابتدای مذاکره ممکن است این امکان به دلایل متعدد از جمله آمادگی طرفین، مناسب نبودن فضای جلسه برای بررسی جزئیات و … فراهم نشود.

بنابراین، با این اقدام چرخ مذاکره را روی ریل خود انداخته و وقتی این فرآیند عادی و روتین شد، می توان به سراغ سایر موارد رفت.

توجه و رعایت قانون اثر اولیه

در مبانی ارتباطات اصلی به نام اثر اولیه وجود دارد که بیان می کند مهمترین اثر در برخورد ابتدایی با افراد است .زمانی که شما با فردی مواجه می شوید، به دلایل روانی که در ذات انسان وجود دارد و ماهیت رفتار انسان را میسازد، روی اثر اولیه بسیار حساب می کنند و معمولاً این آیتم را به عنوان یک ورودی مهم در تصمیم گیریهای خود لحاظ می کنند، به گونه ای که شما با اثر اولیه تصمیم گیری می کنید و کار خود را پیش می برید.

اصولاً آیتم اثر اولیه بسیار تأثیرگذار است، به اندازه ای که می تواند یک مذاکره را بسیار پیش ببرد و یا سرعت آن را تا حد بسیار زیادی بگیرد.

اثر اولیه به این منظور نیست که با صدای بلند صحبت کنید یا رفتار عجیبی داشته باشید، بلکه باید به گونه ایرفتار کنید که فرد انتظار دارد. هر دسته از مشتریان انتظارات خاص خود را دارند، بنابراین توصیه می شود کسانیکه در حوزه کسب و کار فعال هستند، با توجه به شناسایی مشتری الگوی اثر اولیه خود را تنظیم کنند.

این قانون را فراموش نکنید، زیرا در زندگی روزمره خود هم با آن بسیار مواجهید. چون اولین برخوردها به خاطر سپرده می شود و فکر را می سازد. مراقب این شاخص باشید و در مذاکرات از آن نهایت بهره را ببرید.

حرمت امام زاده به متولی آن است

اگر در قالب تیم وارد جلسه مذاکره می شوید، به شدت مراقب باشید تا همدلی در تیم شما از بین نرود و شکافی بین شما ایجاد نشود، چون به دنبال این موضوع سوءاستفاده هایی از جانب طرف مقابل خواهد شد. پس به شخصیت و تخصص های یکدیگر احترام بگذارید، افراد توانمندی را برای این منظور برگزینید تا در جلسه مذاکره از کم توانی آنها آزار نبینید.

نگهداری از روندهای مطلوب در جریان مذاکره

هیچ گاه نگذارید که کارتان به تنگنا برسد. به طور نمونه، اگر قرار است ملکی را اجاره کنید و یا قرارداد اجاره آن را تمدید کتید، نگذارید به شرایط فشار برسید، چون باعث می شود شرایط متعددی را قبول کنید. همین طور نباید شرایط را برای خود به واسطه حرف یا قولی به حالت اضطراری دربیاورید. بنابراین، باید سیستم های روانی و رفتارها و انتظارات خود را مدیریت کنید تا طرف مقابل متوجه چالش ها و نگرانی های شما نشود. پس به شدت مراقب باشید، زمانی که احساس می کنید مذاکره قرار است به سمت شرایط اضطرار رهنمون شود، خود را از این شرایط جدا کرده و به سمت موقعیت امن تری حرکت کنید.

کامل و جامع صحبت کنید

بعضی از افراد گمان می کنند طرف مقابل از هر آنچه که مدنظرشان است، آگاهی کامل دارد و به همین دلیلطوری صحبت می کنند که گویی حریف آنها از همه مسائل مطلع است و پیامدی که به بار می آید، این مسئلهاست که سبب ادراک غلط طرف مقابل می شود.

راه حل یابی و معرفی راهکار

یک مذاکره خوب دو رکن دارد. اول اینکه تعامل زیادی را در بر دارد و دوم اینکه دارای نتیجه است. پس باید در جلسات مذاکره طوری حضور پیدا کرد که این دو رکن حفظ شود.

بنابراین تا جای ممکن برای حضور در جلسه مذاکره سیلی متنوع از راه حل ها را در دست داشته باشید. داشتن گستره ای از راه حل ها موجب می شود اگر زمانی وارد چالشی شدید، از طریق این سید مسئله را حل کنید. پس نه تنها باید برای جلسه مذاکره راه حل داشته باشید، بلکه باید این قابلیت را داشته باشید که راه حل خلق کنید و براساس محتویات جلسه راه حلی را بیافرینید که جلسه مذاکره را تعاملی تر کرده و دارای نتیجه کند.

تسلط بر مفاهیم تخصصی

مذاکره کننده حرفه ای باید بر مباحث تخصصی مذاکره مسلط باشد. مباحثی نظیر واژه های مالی، واژه های تحویل، طریقه نوشتن قرارداد، جایگاه مالیات و …

بنابراین، یک مذاکره کننده باید این مسائل را فرا گرفته باشد. البته ممکن است مذاکره کننده براساس این مثل که می گوید همه چیز را همگان داننده خود بر این مسائل مسلط نباشد، آن گاه باید فردی که آشنا با این مسائل تخصصی است را با خود به همراه آورد و از دیدگاه های فنی او برای پیشبرد مذاکره استفاده کند.

دوستی کنید و دوست بدارید

مذاکره محل تعامل است نه تقابل. انسان هایی که در جریان مذاکره قرار دارند، از شرایط یکدیگر آگاه هستند و مذاکره محلی برای تعامل است و تخاصم راهی برای رسیدن به نتیجه نیست. بنابراین، بدانید اگر بخواهیم به منافع خود دست پیدا کنید، باید با دوستی و دوست داشته شدن و ارتباط مؤثر انسانی به این مهم دست یابید. به طور مثال، می توان مذاکرات متعددی که در سطوح عالی کشور و حتی عرصه های بین المللی مشاهده شده و می شودرا در نظر آورد که به رغم طولانی شدن مذاکرات و حتی در خصمانه ترین شرایط نیز، سعی افراد بر آن بوده وهست تا از طریق دوستی و مهربانی کار را پیش ببرند.

حتی اگر طرف مقابل دوست داشتنی هم نبود، فراموش نکنید که در رفتار باید این حس دوست داشتن را متوجه شود. در اینجا بی مناسبت نیست که حدیثی را از امیرالمؤمنین علی )ع( نقل کنیم. ایشان می فرمایند: «و افضل على من شئت تکن امیره: به هر کس که می خواهی نیکی کن تا امیر او باشی.»^[۴] ولی مراقب باشید که دوست داشتن شرط لازم مذاکره است، ولی به دلیل تعامل و تضارب آرا و منافع در جریان مذاکره، شرط کافی نیست. شرط کافی این است که به دوست داشتن های طرف مقابل شک داشته باشید و تطمیع دوست داشتن های وی نشوید.

قاعدۀ دو گوش و یک دهان

خداوند به انسان به منظور اینکه دو برابر آنچه می گوید باید بشنود، دو گوش و یک دهان عنایت فرموده است .بسیاری از ما مجذوب حرف زدن هستیم و از شنیدن بیزاریم. اگر فرد هنر شنیدن داشته باشد، فرصت اثربخش کردن گفتارش را نیز پیدا می کند. زمانی که خوب بشنوید، به تبع آن تصمیم گیری خوبی خواهید داشت و بهتر می توانید صحبت کنید.

بپذیریم که خوب گوش کردن به افراد کمک می کند که خوب صحبت کنند و به تبع آن ،مذاکره مؤثری داشته باشند. فردوسی شاعر بزرگ پارسی درباره زیاد سخن گفتن می گوید:

چو گفتار بیهوده بسیار گشت                           سخنگوی در مردمان خوار گشت

شخص سوم را همراه خود به جلسه مذاکره ببرید 

در جلسات مذاکره همیشه باید شخص سوم غایبی را به همراه داشته باشید. زمانی که در جلسات مذاکره از شماخواسته غیرمنطقی داشتند و یا تصمیمی می خواهید بگیرید که نیازمند زمان است، باید وی را همراه خود ببریدکه بتوانید قصورات را گردن وی بیندازید.

شخص سوم استعاره از فردی است که می توانید همه چیز را به وی محول کنید. البته این شخص در جلسه مذاکره یکی از افراد و سمت های سازمان شماست. برای مثال، مدیر فروش که در آنجا حضور ندارد و حتی ممکن است مسبب این مسئله هم نباشد.

صید ماهی های بزرگ صبر و مدارا می خواهد

اگر تجربه ماهیگیری داشته باشید، می دانید برای گرفتن ماهی بزرگ باید صبر کنید تا بتوانید به نتیجه برسید .به این معنا که کارهای بزرگ هم مانند ماهیگیری ماهی بزرگ نیازمند زمان است. وقتی مذاکره را هنر مدیریت زمان و صبر پیش ببرید، راحت تر می توانید طرف مقابل را به دام اندازید و در جهت اهداف خود همراه کنید .

طی جلسات مذاکره کامل صحبت کنید 

این نکته به شدت تأکید می شود که مذاکره کننده قابل کسی است که طی جلسه مذاکره کامل صحبت می کند .هیچ گاه نباید تصور کنید که طرف مقابل از مکنونات قلبی شما و از چیزهایی که در ذهن شماست، سؤال کند و بداند که در ذهنتان چه می گذرد و براساس همین پیش فرض اطلاعات را ناقص بیان کنید و کامل صحبت نکنید .این فرض را کنار بگذارید و فرض کنید طرف مقابل هم بخشی از جلسه مذاکره است. بنابراین، باید نهایت تلاش خود را داشته باشید که در جلسات مذاکره کامل و کافی صحبت کنید و بتوانید از طریق بیان و تبیین کافی موارد ،فرد را با خود همراه کنید و بکوشید دستاورد مدنظر آن فرد را از طریق تکمیل آنچه مدنظر است، در تبادل و تعاملی که از قبل دارید، به دست بیاورید.

مراقبت از شرایط و فشارهای وارد شده به شما طی جلسه

مراقبت از شرایط و فشارهایی که در جلسه مذاکره شامل حال شما می شود به این معناست که باید مراقب باشیدطرف مقابل از آنها آگاه نباشد، منظور از مراقبت، عدم اطلاع طرف مقابل از شرایط شماست. برای مثال، ممکناست شما به دلیل محدودیت های زمانی یا مالی تحت فشار باشید و به همین دلیل مذاکره را انتخاب کرده اید ،طبیعی است اگر طرف مقابل از فشارهای شما مطلع باشد ابزار و اهرم فشار را پیدا کند و بکوشد از طریق در تنگنا قرار دادن شما امتیازهای بیشتری بگیرد و مذاکره را با قدرت افزونتری ادامه دهد. بنابراین، توصیه می شود مراقب شرایط خود باشید تا مبادا در جلسه مذاکره شرایط و الزاماتی که بر شما وارد شده است به دلیل هر متغیری که عموماً می تواند بیرونی باشد، برای طرف مقابل هویدا نشود. برای مثال، اگر برای اجاره یک مکان یا برای تأمین مالی در حال مذاکره هستید و زمان کمی دارید، بهتر است آن را در زمان خودش انجام دهید.

هنگامی که مذاکره در حال انجام است، اجازه ندهید که به این نقطه برسد، اما اگر به هر دلیلی مذاکره به این نقطه رسید، مراقبت کنید که طرف مقابل از شرایط شما آگاه نشود و از طریق حفظ این مورد قدرت خود را برای مدیریت جلسات مذاکره افزایش دهید.

در مذاکرات همیشه به فکر یک راه حل یا رسیدن به آن باشید

در جریان مذاکرات همیشه به فکر یک راه حل یا رسیدن به راه حل باشید. یک مذاکره خوب دو رکن دارد: تعامل فراوان و رسیدن به نتیجه. مذاکره ای که این دو رکن در آن اتفاق نیفتد، از دید مذاکره کننده و متخصصان و افرادی که در حوزه مذاکره فعال هستند حتی اگر حاوی نتیجه باشد، مذاکره موفقی نیست. به این معنا که در یک مذاکره خوب وجود تعامل ضروری است و طرفین باید از مذاکره لذت ببرند و برای اهدافشان بجنگند. اگر این اتفاق نیفتد و تعاملی وجود نداشته باشد، شاید نتیجه حاصل شود، ولی مذاکره برنده – بازنده یا بازنده – برنده خواهد بود.

پس فقط دربرداشتن نتیجه کفایت نمی کند، بلکه در یک مذاکره خوب تعامل عاملی ضروری است، اما از طرف دیگر مذاکره ای که در آن تعامل به وفور یافت شود اما نتیجه ای نداشته باشد، بی فایده است.

پس در مذاکره خوب هم تعامل وجود دارد هم دستیابی به نتیجه اتفاق می افتد، که به واسطۀ وقوع این دو عامل ،مذاکره صورت خوشایندی پیدا کرده و به عنوان آیتمی خوب در بحث مذاکره می توان به آن نگاه کرد.

نکته مهم پس از بحث تعامل، بحث رسیدن به نتیجه در مذاکره است. مذاکره به نتیجه نمی رسد مگر اینکه راهحل داشته باشید و برای مسائل خود راه حل ارائه دهید. بنابراین، به شدت توصیه می شود با راه حل وارد جلسه مذاکره نشوید، بلکه با ذهن راهحل ساز به جلسه مذاکره بروید؛ چون ممکن است راه حل های شما با طرف مقابل سنخیت نداشته باشد و دارای تناقض و تضاد باشد. زمانی که تضاد رخ می دهد، بسیار طبیعی است که طرفین نمی توانند به راه حل برسند، اما اگر ذهن راه حل ساز داشته باشید، برای مسائلی که در جلسه رخ می دهد، همواره راه حل پیدا می کنید و می کوشید از طریق راه حل های پیدا شده جلسه مذاکره را ادامه دهید. بنابراین، به شدت توصیه می شود برای حضور در جلسات مذاکره با خودتان ذهن راه حل ساز ببرید تا بتواند به ازای مسائل، مشکلات ،چالش ها و بحران هایی که طی جلسه مذاکره ظاهر می شود، راه حل خلق کند و راهکار پیشنهادی ارائه دهد تا بتواند بیشترین بهره و استفاده را ببرد.

پس دقت کنید باید راه حل خلق کنید و بکوشید از طریق راه حلی که خلق می شود، مذاکره را به نتیجه برسانید و بدانید ایجاد راه حل، نیازمند ذهن راه حل ساز است.

برای درک این مفهوم به مثالی که در حوزه بنگاه املاک است توجه کنید: کسی که مسئول بنگاه است وقتی یک خریدار و فروشنده داخل جلسه هستند، وقتی به مشکلی برمی خورند می کوشند برای هر مشکلی نه تنها یک راهحل بلکه راه حل های متعددی پیدا کنند .

به فکر برش های بزرگ کیک مذاکره باشیم

بعدی که باید حتماً به آن پایبند بود، این است که به فکر برش های بزرگ کیک مذاکره باشیم. فرض کنید شما علاقه مند به خوردن کیک هستید، زمانی که در میهمانی یا جشنی برای شما کیک سرو می شود، بسیار منطقی است که برای بهره برداری بیشتر به سراغ برش های بزرگتر کیک بروید و آنها را انتخاب کنید. مذاکره هم وضعیتی به همین صورت دارد. در مذاکره تضاد منافع و مناقشه وجود دارد و افراد سعی می کنند از طریق چالش هایی کهپدید می آید با هم در ارتباط باشند، بنابراین بهتر است که شما به دستاوردهای اصلی خود بیندیشید.

تضاد منافع و چالش ها در جلسه مذاکره طبیعی است و در نهایت، هر فردی با دستاوردی هرچند ناچیز جلسه مذاکره را ترک خواهد کرد. پس بسیار طبیعی است که در این جلسات بر اساس اولویت های خود به فکر منافع و عواید حداکثری خود باشید. در نتیجه، داشتن فهرست اولویتها در جلسه مذاکره اهمیت زیادی دارد.

گذاشتن خود به جای طرف مقابل

این مسئله کمک شایانی هم در بعد روانی و هم در بعد تخصصی به شما خواهد کرد کمک روانی از این نظر که شرایط وی را درک می کنید و متوجه دلیل بسیاری از رفتارهای وی خواهید شد. اگر در حال پرخاشگری است یا در شرایط آرامی به سر می برد، با این روش می توانید متوجه شوید که دلیل این حالت های او چیست.

از لحاظ تخصصی و فنی می توانید به این مسئله پی ببرید که به دنبال چه دستاوردهایی است، طبق نکتۀ قبلی می توانید تکه های بزرگ کیک وی را شناسایی کنید و متوجه أهداف وی شوید. این مسئله از نکات بسیار مهمی است که حتی در زندگی شخصی نیز می توانید با استفاده از آن به جمع بندی و تصمیم گیری بهتری دست یابید.

در جلسه مذاکره مراقب تنگناها باشید

تنگنا در جلسه مذاکره دارای دو حالت است: حالت نخست این است که به دلیل اشتباهات ما و برتر بودن طرف مقابل، مذاکره تنگناهایی را ایجاد می کند و وارد شرایط اضطراری می شود و به ناچار باید تصمیم بگیرید.

حالت دوم زمانی اتفاق می افتد که مذاکره در حال گسست است و طرف مقابل با رفتارهای انتحاری خود، شما را وارد تنگنا می کند و مذاکره به سمت و سوی بدترین شرایط برایشان پیش می رود. در این موقعیت دوراهی پذیرش یا عدم پذیرش اتفاق می افتد.

از لحاظ روانی بسیار باید مراقب بود تا دچار این وضعیت نشوید. اما اگر خواسته یا ناخواسته وارد چنین شرایطی شدید چه باید کرد؟ براساس تجربه ای که نگارنده در جلسات مختلف به دست آورده است، در اینجا چند توصیه ذکر می شود. این نکات عبارت اند از:

۱( اگر امکان دارید موضوع عامل تنگنا را از طرف مقابل بگیرید و یادداشت کنید و از وی بخواهید تا به شما مهلت دهد .

۲( از معجزه اسم کوچک فرد مقابل غافل نشوید. در این مواقع باید به طور هنرمندانه ای به سراغ اسم کوچک طرف مقابل بروید. صدا کردن فرد به اسم کوچک و تکرار آن سبب می شود تا فرد مقداری آرام شود و برای مدت زمانی توجهش به این مسئله جلب شود و به شما این زمان را می دهد تا بتوانید شرایط را به حالت عادی برگردانید.

مراقب مخالفت ها در جلسه مذاکره باشید

بسیاری از اوقات ممکن است طرف مقابل مطلبی را بیان کند که با اصول شما در تضاد است، واکنش منفی نشان ندهید و به دنبال راه حل باشید. برای این منظور، باید با طرف مقابل به صورت گام به گام پیش روید و بکوشید با کلمات سؤالی مثبت فرد را به چالش بکشید، دقت داشته باشید که این سؤال ها باید محترمانه مطرح شود. اگر با این روش توانستید به نتیجه برسید که مسئله حل شده است، اما اگر طرف مقابل حاضر به دست برداشتن از مواضع خود نبود و پاسخ سوال ها را به صورت مدلل بیان کرد، باید مسائل را از شخص جدا کنید. با جملاتی مانند:

«شما که آن قدر حرفه ای و توانمند هستید.» این اقدام سبب می شود فرد نسبت به مسئله رفتاری بی تفاوت اتخاذ کند.

در اهمیت این مسئله همین بس شخصیت فرد از مسئله جدا شده و این کار سبب می شود که در آینده برای دفاع از شخصیت خود به مخالفت با شما برنخیزد. اگر در این مرحله فرد با شما همراه شد، می توان نتیجه گرفت که مذاکره به شرایط خوبی رهنمون خواهد شد. ولی اگر فرد بر موضع خود پافشاری کرد، زمان آن فرا رسیده است که میزانی از منفی بودن را به وی القا کرده و مخالفت خود را ابراز کنید. به این معنا که این طور بیان کنیدکه این درخواست قابل پذیرش نیست و شما با این درخواست مخالفید.

در این مرحله اگر نتوانستید به نتیجه برسید و فرد مقابل همچنان روی موضع خود پافشاری می کرد، آن گاه از تاکتیک مرحله دوم استفاده کنید، یعنی بکوشید حرف فرد را با کلمات سست کنید. برای مثال، با چنین جملاتی واقعا باور نمی کنم این حرف را شما گفته باشید» یا «ما از شما انتظار بیشتری داشتیم، می توانید فرد را با خود همراه کنید.

اگر این حربه هم به نتیجه نرسید، به اقدام آخر می رسیم. به این صورت که ابتدا حرف فرد را فورا قبول کنید و سپس، از لحاظ روانی به وی پاداش دهید. بنابراین، با این شیوه می توانید مخالفت خود را مدیریت کنید و فرصت بسیار خوبی است که کیفیت مذاکره را ارتقا دهید و مخالفت های خود را به شکل تعاملی و مؤثر بیان کنید.

کامل حرف بزنید

اصولاً به دلیل اینکه مذاکره یک فرایند تعاملی و دو طرفه است، مذاکره کننده باید در جریان مذاکره راحت و کامل گفت و گو کند. پیش تر در بخش صفات و ویژگی های مذاکره کننده گفته شد که چرا باید کامل صحبت کرد و اکنون نیز تأکید می شود که باید کامل و راحت صحبت کرد تا بتوان از ظرفیت طرف مقابل در جلسه مذاکره نهایت بهره را برد.

پس اگر مذاکره کننده، حرفه ای باشد و دنبال انتخاب متد یا راهبرد مذاکره خود باشد، شکل پیشرفته کار این است که تا می تواند در جلسه مذاکره علاوه بر اینکه با اطلاعات و مبانی ارتباطی تکمیل شده ورود می کند، در کنار آن راحت حرف بزند و ارتباط بگیرد تا مذاکره را مؤثر کند.

نکته درخور یادآوری اینکه، مذاکره ای که در آن طرفین در دو جهت کاملاً مخالف هم حرکت می کنند، دستاوردی نخواهد داشت، مانند نموداری که یک طرف به سمت شرق حرکت کند و طرف دیگر، به سمت غرب، که دستاورد آنها در نقطه صفر است. چون یک کشش متناقض و متعارض، پیشرفتی ندارد و این یعنی توقف مذاکرات! بنابراین هرچه همراهی و همسانی، مانند آن در محور گفته شده به هم نزدیک شود و هر دو به یک سمت حرکت کند ،میزان دستاورد مذاکره سیتریک تر و بیشتر خواهد بود و این یک فرصت خیلی خوب است. بنابراین ،فرصت خوب در جلسه مذاکره وقتی ایجاد می شود که شما بتوانید کامل و راحت گفت وگو کنید و ارتباط بگیرید و از فضای تعاملی ایجاد شده، مذاکره را به سمت اهدافتان پیش ببرید.

به طور طبیعی، هر کس برای اهداف خود تلاش می کند و این یک مسئله بدیهی است، اما وقتی طرفین راحت و ساده با هم ارتباط می گیرند، اثر هم افزایی بین آنها سبب می شود که زودتر به نتیجه برسند تا اینکه زمان را از دست بدهند و نتوانند بهره کافی و کامل را برای خود در جلسه مذاکره داشته باشند.

نکته مهم اینکه باید در جلسه مذاکره با طرف مذاکره کننده به گونه ای رفتار کرد که از آنچه شما می خواهید در جلسه مذاکره کاملا مطلع شود. هیچ وقت فرض نکنید که تمام آنچه شما در ذهن خود دارید را می داند، آنچه در ذهن شماست فقط برای خودتان است و این یک خطای هاله ای است که شما در جلسه مذاکره با دانسته های خود با نفر دیگر صحبت می کنید. بنابراین، اگر می خواهید مذاکره مفید و اثربخش باشد، باید در مسیر مذاکره علاوه بر اینکه ساختار ذهنی خود را حفظ می کنید، آن را به راحتی و کامل همزمان به طرف مقابلتان نیز منتقل کنید تا فرد بتواند آن را بفهمد که شما دنبال چه هستید، خیلی از اوقات شما از این موضوع مهم غافل هستید و در جلسه مذاکره صحبت می کنید و تصور می کنید آنچه در ذهن شما می گذرد را طرف مقابل میداند و این عدم درک سبب می شود مذاکره به زاویه و چالش برخورد کند و نتواند عایدی درست و مناسبی را برای طرفین داشته باشد .