شروع مذاکره از نقاط پرچالش و آسیب پذیر!

پایگاه خبری نمانامه: بسیار ضروری است که مذاکره را آرام و دلچسب و با موارد توافق شده شروع کنید. مبادا جریان مذاکره را با نقاطپرچالش شروع کنید. مذاکره مانند لیوان یخی است که در آب داغ ترک می خورد چرا که موارد چالش انگیز سبب می شود موارد مثبت هم تحت الشعاع قرار بگیرند.

عدم تحمیل دیدگاه ها به فرد مقابل

جلسه مذاکره با روابط شخصی متفاوت است. شما در جلسات شخصی به خود اجازه می دهید که دیدگاه های خود را به دیگران تحمیل کنید و رابطه بالا به پایین داشته باشید. اما در جلسات مذاکره به شدت باید مواظب باشید تا جملات تحمیلی به زبان نیاورید و در پس آن مقاومت تیم مقابل را تحریک کنید، چون ذاتاً انسان ها در برابر هجمه دیگران سیستم رفتاری متفاوتی را اتخاذ می کنند و به مقاومت کردن حتی بدون منطق روی میآورند .
باید سعی کنید طرف مقابل را بدون تحمیل قانع کنید.

بی احساس بودن در مذاکرات

افراد در جلسه مذاکره نباید با احساسات شخصی خود وارد شوند. جله مذاکره کاملا شکل گرفته شده است و باید مواظب بود به دلیل ورود احساسات شخصی فریب نخورید. پس باید برای پیشبرد و دستیابی به نتایج از منطق استفاده کنید.

به سادگی واکنش نشان ندهید

هوشمندی در مذاکره بسیار مهم است. به این معنا که از تأیید یا رد کردن موضوع بدون اینکه موضوع را فهمیده باشید، بپرهیزید. این چالش اساسی حتما باید توسط فرد مدیریت شود. واکنش برای زمانی است که شما کاملاً منظور طرف مقابل را متوجه شده اید.
وقتی بی دلیل واکنش نشان می دهید، فرد را متوقع کرده و به بیراهه می فرستد، چون احساس می کند که شما موضوع را فهمیده اید و بر اساس فهم شما، رفتارش را تغییر می دهد.

مذاکره محل دانش نمایی نیست

مذاکره کننده توانمند نباید در جلسه فخر بفروشد. عده ای عادت دارند در این جلسات از بالا به پایین رفتار کنندو میش استاد شاگردی را پیاده کنند. در هر صورت، طرف مقابل این حالت را نمی پسندد و در برابر آن مقاومت می کند و جریان مذاکره به جریان مخاصمه تبدیل می شود. پس در جلسه مذاکره فقط مذاکره کنید و از دانشنمایی کردن، به رخ کشیدن و … بپرهیزید.

عدم ارائه پیشنهاد بدون مطالعه

جلسه مذاکره بسیار حساس است و مطالبی که در جلسه گفته می شود مبنای تصمیم ها خواهد بود، بنابراین هنگامی که بدون مطالعه قبلی پیشنهادی را قبول می کنید و یا ارائه می دهید، در طرف مقابل توقع ایجاد میکند و اعتبار شما را از بین می برد. انسان عاقل ابتدا بررسی های خود را کامل می کند و بعد پیشنهادی را ارائه میدهد .شاید فکر کنید این کار سبب از دست رفتن مشتری شود اما باید به این جنبه قضیه هم نظری انداخت که مسئولیت آن را می پذیرید.

پرهیز از سؤال های مضر

سؤال هایی مضر هستند که انتفاعی برای ما ندارند، یعنی یا اثری برای ما ندارند و یا اثر معکوسی در بر دارند. از نمونه این سؤال ها می توان به این موارد اشاره کرد «تا به حال پیشنهاد ارزان تر از این قیمت داشته اید؟» این سؤال مضر است چون پاسخش هیچ منفعتی برای شما ندارد و لزومی برای طرح این سؤال نیست. پس فقط سؤال هایی را در جلسه مذاکره بپرسید که مطرح شدن آنها انتفاعی برای شما دارد. چون امکان دارد همان سؤال برای شما چالش ایجاد کند. بنابراین، سعی باید بر آن باشد که سؤال های درست و مفید پرسیده شوند. به حکایت زیر توجه کنید:
در بازگشت از کلیسا، جک از دوستش ماکس پرسید: «فکر می کنی آیا می شود هنگام دعا کردن، سیگار کشید؟» ماکس جواب داد: «چرا از کشیش نمی پرسی؟» جک نزد کشیش رفت و پرسید: «جناب کشیش، می توانم وقتی در حال دعا کردن هستم، سیگار بکشم؟» کشیش پاسخ داد: «نه پسرم، نمی شود. این بی ادبی به مذهب است.» جک نتیجه را برای دوستش ماکس بازگو کرد. ماکس در جواب دوستش گفت: «تعجبی ندارد. تو سؤال را درستمطرح نکردی.» بگذار من بپرسم. وی سپس نزد کشیش رفت و پرسید: «آیا وقتی در حال سیگار کشیدن هستم ،می توانم دعا کنم؟» کشیش مشتاقانه پاسخ داد: «مطمئناً پسرم، مطمئناً.» چوپان دروغگو نباشیم
شاید فکر کنید که این مسئله مهمی نیست. بعضی از افراد مطالبی را مطرح می کنند که مبنای دروغ دارد و به تدریج تبدیل به چوپان دروغگو می شوند و اعتبار خود را از دست می دهند، بنابراین، طرف مقابل را با سه کار دروغگویی، تناقض گویی و گفتن ادعاهای واهی بدبین نکنید. در یک مذاکره موثر فرد باید خود واقعی اش را نشان دهد؛ یا حقیقت و نکته ای را نگوید یا راست آن را بیان کند.

حرفتان را شهید نکنید

اگر زمان کافی و یا موقعیت کافی برای بیان یک موضوع ندارید، حرف را بیجا مطرح نکنید چون اگر این اتفاق بیفتد حرفی که قرار بود عوایدی را برای شما داشته باشد، ممکن است با این کار حتی هزینه هایی را برایتان اعمال کند.

رعایت حال طرف مقابل در گفتن مطالب

زمانی که طرف مقابل حوصله شنیدن حرفی را ندارد، نباید حرفی زد یا زمانی که جلسه بیش از حد طولانی بوده و فرد خسته شده است، باید مراعات کرد و نباید مطالب مهم و خواسته های ویژه را بیان کرد. بنابراین مذاکره کننده حرفه ای با درنظر گرفتن شرایط و حالت های طرف مقابل را مباحث را مطرح می کند.

مراقب باشید قیمتتان فاش نشود

پیش تر گفتیم که همیشه فضا و حاشیه سود کافی برای انتهای کار کنار بگذارید و مراقب باشید که کف و سقف قیمت شما فاش نشود. اگر این اتفاق بیفتد، طرف مقابل می تواند بر اساس آن خود را سازماندهی کند و حربههای مذاکره را علیه شما به کار بگیرد. بنابراین مذاکره کننده باید مراقب این مسئله باشد که قیمت ها و هزینه ها فاش نشود.

نگذاریم مذاکره به بن بست برسد

مذاکره خوب دارای پایان و نتیجه است. هنر شما این است که مذاکره را حفظ کنید و اجازه به بن بست رسیدن آن را نمی دهید. اگر در هر قسمتی از مذاکره احساس کردید. به سمت بن بست پیش می روید، به هر طریقی که فکر می کنید آن را حفظ کنید. برای نمونه، ادامه جلسه را به زمانی که شرایط بهتر است موکول کنید .یا ادامه جلسه را با مواردی که توافق بیشتری بر سر آنها دارید، پیش ببرید. بنابراین، از هر اقدامی برای نتیجه بخش کردن مذاکره دریغ نکنید .

جلسه مذاکره محل خصومت شخصی نیست

حتی اگر دو نفر که نماینده هیچ شرکتی هم نیستند، در حال مذاکره نباید مسائل شخصی را پیش بکشند، چون وقتی مسائل شخصی را در جلسه مذاکره مطرح می کنید، طرف مقابل را هم ترغیب به ورود مذاکره شخصی میکنید و نتیجه ای جز نزاع شخصی نخواهد داشت.
مسائل شخصی را خارج از جلسه مذاکره حل و فصل کنید. پس در مذاکره باید منافع و اهداف مذاکره مدنظر شما باشد. این چالشی عادی است که متأسفانه بسیاری از افراد به آن گرایش دارند. این فنی از مذاکره است که افراد حرفه ای به آن واقف هستند. بنابراین، مراقب باشید مذاکره عاری از مسائل شخصی باشد.

غرور طرف مقابل را جریحه دار نکنید

افراد برای شخصیت خود بیشتر از سازمانشان اهمیت قائل هستند. غرور هم از ویژگی های شخصیتی افراد است که تحت تأثیر قرار دادن آن ممکن است افراد را از مدار مذاکره خارج کند و از حالت تعامل به تقابل کشیده شود .بنابراین، اگر در جلسه مذاکره فرد اشتباهی کرد، نباید آن را بیان کرده و غرور وی را جریحه دار کرد، چون به احتمال زیاد مذاکره چالشی خواهد شد.

هیچ گاه در جلسه مذاکره به سادگی امتیاز ندهید

البته این مطلب به منزله این نیست که هیچ امتیازی به طرف مقابل ندهید، بلکه به سادگی نباید امتیاز بدهید ،یعنی حتی اگر قرار است لطقی هم در جلسه مذاکره به وی داشته باشید، نسبت به آن لطف خسیس و حساس باشید تا فرد به آن قانع باشد، چون می بیند برای گرفتن امتیازهای قبلی تا چه اندازه سختی کشیده است.

هیچ گاه افراد را ملامت نکنید

همان طور که شما اجازه دارید برای دستیابی به منافع تلاش کنید، از تلاش طرف مقابل ناراحت نشوید. این سبب می شود انرژی شما نسبت به مذاکره منفی شود. اگر این نکته را بپذیریله به جای مقابله شما هم برای اهداف خود تلاش کنید.

مدیریت دلایل در برابر استدلال ها

اگر طرف مقابل خواسته ای را مطرح کرد و شما می خواهید برای آن استدلال بیاورید دو کار را باید انجام ندهید .اولین کار این است که همیشه همه دلایل را برای یک موضوع به یکباره فاش نکنید بلکه بخشی از آنها را برای ادامه بحث نگه دارید. دومین کار این است که از استدلال ضعیف شروع نکنید بلکه از قوی ترین آغاز کنید. بنابراین فرد کارآمد دلایل خود را مدیریت می کند و همه آنها را به یکباره فاش نمی کند. وقتی شما دلایل زیادی را مطرح می کنید، الگوی فکری خود را فاش کرده و طرف مقابل را آگاه می کنید که چطور در ادامه مذاکره باید کار را ادامه دهد و با شما به پیش برود.

مراقب باشید دوراهی ایجاد نکنید

خطرناک ترین حالت ممکن در مذاکره رسیدن به دوراهی است. دوراهی بله و خیر با دوراهی پذیرش و عدم پذیرش، در این صورت هر تصمیمی بگیرید، بی شک اشتباه است. پس پشت میز مذاکره نیاید درگیر دوراهیها شوید. زمانی که در این شرایط قرار می گیرید، بهترین کار فرار کردن از این وضعیت با کلمات کلیشه ای و حاشیهای است.

عدم موضع گیری در برابر ناشناخته ها

از مواردی که می تواند برایتان آسیب زا باشد، پی بردن طرف مقابل از میزان دانش شماست. اگر طرف مقابل متوجه شود که شما از نظر دانشی در شرایط خوبی به سر نمی برید، ممکن است از نظر روانی ذهنیت منفی نسبت به شما پیدا کند.
ممکن است به خاطر کم دانشی مطلبی را بیان کنید که توقعی را در فرد مقابل ایجاد کند. دلایل متعددی وجود دارد که به واسطه آنها اگر نتوانید در جریان مذاکره آگاهانه عمل کند این مسئله برای شما دردسرساز می شود .اگر شما به دنبال این هستید که جریان مذاکره سالمی داشته باشید، بهتر است در برابر ناشناخته ها موضع گیری نداشته باشید. آلمانی ها معروف هستند در جریان مذاکرات فقط به اندازه دانششان حرف می زنند. شما هم همینطور عمل کنید و در برابر نادانسته ها موضع گیری پرچالش نداشته باشید.

دروغ فرد را به رخ وی نکشید

این موضوع بسیار مهم است و در زندگی عادی نیز می تواند کمک کننده باشد. عموماً دروغ در رفتارهای مذاکراتی مشاهده می شود و این امری طبیعی است، اما چگونگی مقابله با آن اهمیت زیادی دارد.
اگر احساس کردید طرف مقابل صداقت ندارد، سطح تحمل خود را بالا ببرید و فرد را وادار به حرف زدن بیشتر کنید. چون افراد دروغگو وقتی بیشتر حرف می زنند، هم کم حافظه تر می شوند و هم ادامه دادن دروغ برای آنها کار سختی خواهد شد. بنابراین فرد را وادار کنید که بیشتر حرف بزند تا بتوانید دروغ وی را پیدا کنید.
حال زمانی که متوجه شدید در حال دروغ گفتن است، دروغ وی را به رخ او نگید، چون وقتی دروغ کسی را به رخ او می کشید، معمولاً از لحاظ روانی وارد حالت دفاعی می شود و گستاخ تر می شود و حتی ممکن است رفتار تهاجمی پیدا کند. برای نمونه، شما می دانید که فرد مقابل شما همزمان با گروه دیگری به صورت موازی در حال مذاکره است، ولی به شما می گوید که من فقط در حال مذاکره با شما هستم، اگر در پاسخ، دروغ وی را مطرح کنید، به طبع وی عذرخواهی نمی کند بلکه به سمت اقدامات تهاجمی می رود و ممکن است چیزی به شما بگوید که دور از شأن شماست.
معمولاً توصیه می شود از افراد مجهول استفاده کنید و به طور مستقیم به فرد اشاره نداشته باشید. برای مثال ،بگویید شواهد نشان می دهد مسائل دیگری هم وجود دارند و یا اطلاعاتی که در این جلسه ارائه می شود، خلاف چیزهایی است که ما پیش تر شنیده ایم. با این کار به طور غیرمستقیم موضوع مرتبط با دروغ را مطرح می کنید.

عدم حمله شخصی به طرف مقابل

وقتی در جلسه مذاکره حضور پیدا می کنید، به شخصیت افراد حمله نکنید. به این معنا که اگر جلسه مذاکره باب طبع شما نیست، مبادا در آن جلسه رفتاری انجام دهید و الفاظی استفاده کنید که شائبه توهین به طرف مقابل را داشته باشد.
این عامل مهمی است که شاید از نظر بسیاری پنهان می ماند. در جلسه مذاکره نائوئی وجود دارد که شخصیت افراد را از محتوای مذاکره جدا می کنند. یعنی افراد دارای دو هویت هستند؛ یکی هویت رسمی و مذاکراتی آنهاست و هویت دیگر، شخصی است. در هر جلسه ای قاعده و قانون حول محور شخصیت مذاکراتی فرد می چرخد.
افراد معمولاً از لحاظ روانی برای شخصیت خود بیشتر از شرکتشان اعتبار قائل هستند، بنابراین اگر در جریان مذاکره به بن بستی برخورد کردید، به طور هوشمندانه می توانید از این مورد استفاده کرده و گره را باز کنید.

طرف مقابل را رها نکنید

دو شکل دارد: شکل اول درون جلسه ای است یعنی در جلسه مذاکره شما برای خود و فرد مقابل هم برای خود صحبت کند. شکل دوم بین جلسه ای است. یعنی ممکن است جلسات مذاکره متعدد باشد و در فاصله ای بین جلسات طرف مقابل را پیگیری نکنید . ممکن است برای فرد فرصت های مذاکراتی دیگری پیش بیاید یا انگیزهاش برای ادامه مذاکره از بین برود. داخل جلسه هم اگر فرد رها شود، ذهنش از جلسه خارج می شود و انتقال و یکپارچگی مطالب از بین می رود. از این نظر بسیار مهم است که نباید بگذارید فرد در جلسه مذاکره و بیرون ازآن رها شود.

مراقب سؤال های خود باشید

هیچ گاه خود را مکلف نکنید در جلسه مذاکره به همه سؤالها جواب بدهید، چون ممکن است بعضی از سؤال ها شما را بر سر دو راهی بگذارد و یا اطلاعاتی از شما استخراج کند که بعدها علیه شما استفاده شود. جلسه مذاکره چلۀ محاکمه نیست، شما و طرف مقابلتان هریک برای اهداف خودتان وارد این فضا می شوید.
أما اگر فردی مدام از شما سوال می برد تا از شما اطلاعات کسب کند، مانند ژاپنی ها میلی متری عمل کنید تا اطلاعات تبادل شود. برای این کار اگر فرد از شما سؤالی پرسید، شما از وی توضیح بیشتری بخواهید. با این روش فرد به چالش کشیده شده و احتمالاً مجبور می شود اطلاعاتی از خود در اختیارتان قرار دهد.
اما گاهی قرار است شما سؤال هایی بپرسید. اگر فرد جواب داد که مسئله ای نیست و اگر جواب نداد به طریق دیگری کار را پیش ببرید. برای مثال، استفاده از چنین جملاتی )من احساس می کنم مشکل از جانب من است و من متوجه منظور شما نمی شوم، با شما فرد باهوشی هستید و ضریب هوشی من به اندازه شما نیست. اگر این تئوری هم بی نتیجه ماند، فرد را وارد بازی پرسش و پاسخی بکنید. برای مثال، بگویید «من متوجه منظور شما نمی شوم، اگر امکان دارد من صحبت های شما را بازگو کنم تا ببینید. درست متوجه شده ام یا نه» این گذاشتن حرف در دهان طرف مقابل است و از آن می توان بسیار بهره مند شد.

جمع بندی
همان گونه که در این فصل مطالعه کردید، کلیات و ساختار فصل در صدد این موضوع بود که ساختار ذهنی مذاکره کنندگان را پیش از جلسه مذاکره شکل بدهد و آنها را برای جلسه مذاکره آماده کند، در این مسیر ابتدا و در قالب نکاتی که مطرح شد ویژگیهای یک مذاکره کننده حرفه ای بیان شد و از جوانب مختلف به آنها پرداخته شد. به طور مثال، در قالب ویژگی های رفتاری، روانی و شخصیتی و … سعی شد که مذاکره کننده تحلیل شود تا افرادی که علاقه مند ورود به دنیای مذاکره هستند، بتوانند از طریق سرمایه گذاری روی این ظرفیت های خود ،مهارت های مذاکراتیشان را ارتقا بدهند.
در ادامه فصل پس از تبیین ویژگی های مذاکره کننده، درباره آداب رفتاری که در جلسه مذاکره باید رعایت شود ،بحث شد و الزامات رفتاری مورد معرفی و تبیین قرار گرفت. سپس در ادامه بحث، باید و نبایدهای پیش از مذاکره و هنگام مذاکره معرفی شد تا از طریق بیان این مبانی که نکات متعددی را شامل می شد و الزام پایبندی مذاکره کننده را دارد، معرفی شده و شاکلۀ ذهنی مذاکره کننده شکل گرفت.
این مباحث به عنوان پایه و اساسی هستند که مذاکره کننده به عنوان اصول مذاکره باید به آنها پایبند باشد و سعی کند در جلسات مذاکره خود هم ویژگی های مد نظر مذاکره و هم آداب رفتاری و هم باید و نبایدها را به دقت انجام دهد تا بتواند برای جلسه مذاکره دستاوردهایی را که مد نظر قرار دهد، پیگیری کند و به دست بیاورد.