پایگاه خبری نمانامه: زمانی که از پیشنهاد صحبت می شود، منظور اصلی گفت و گو این است که مذاکره برای خیلی از افراد به این معنا تلقی می شود که افراد با هم صحبت و گفت و گو می کنند و اگر در مذاکره پیشنهادی ارائه نشود چیزی شبیه به یک محقل و دورهمی است. بنابراین، تأکید می شود که یک جلسه مذاکره موثر، جلسه ای است که در آن پیشنهاد به عنوان نتیجه گفت وگوهای طولانی روی میز قرار می گیرد و اصولا مذاکره کنندگان حرفه ای افرادی هستند که وقتی در یک جلسه مذاکره حضور پیدا می کنند، به فکر جمع بندی جلسه و په نتیجه رساندن جلسه نیز هستند .

یعنی افرادی مذاکره کننده خبره و توانمند قلمداد می شوند که می توانند نتیجه ساعت ها گفت و گو را به یک پیشنهاد تبدیل کند. پیشنهادی که حاصل و نتیجه اش موضوع قابل جمع بندی است. بنابراین، اشتباه مصلحی که بسیاری از افراد در جلسۀ مذاکره دارند، معمولا کم کردن اولویت هاست. یکی از اولویت های اصلی مذاکره ،مکتوب کردن و نوشتن پیشنهاد است؛ پیشنهادی که نشان دهد برای چه در جلسه مذاکره حضور پیدا کرده اید و به دنبال چه مفهومی هستید. این موضوع چالش بسیار مهمی است.

فرق مذاکره با گفت وگوهای عمومی یا جلسات بی نتیجه با حرف های بی نتیجه در همان پیشنهاد و جمع بندی است که در مذاکره اتفاق می افتند. بنابراین، اگر کسی منظورش این است که مذاکره کننده حرفه ای باشد، باید به فن نتیجه گیری و جمع بندی مذاکره مسلط و آگاه باشد. نتیجه گیری و جمع بندی مذاکره هم فقط در سایهداشتن پیشنهاد مدون و مشخص اتفاق می افتد که به افراد کمک کند تا از مذاکره بهره ببرند پس باید این هنررا داشته باشیم که در جلسات مذاکره هر چیزی که منظور ماست و به دنبال آن هستیم و نتیجه ساعت ها گفتوگو است را مستند کنیم و به آنها فرم دهیم و به واسطه شکلی که ایجاد می کنیم، تبدیل به پیشنهاد شود و در جلسه مذاکره قابل طرح شود. پس بستن مذاکره یکی از ارکان آن است و این رکن اتفاق نمی افتد مگر درصورت داشتن پیشنهاد مشخص و الگوی مدون .

بحثی در موضوع فروش وجود دارد که بیان می کند یک فروش و یک فروشنده ، خوب، فقط با مهارت ارائه خودش نمی تواند به موفقیت دست پیدا کند، بلکه به نتیجه رسیدن قرارداد و فروش یکی از مهارت هایی است که یک فروشنده خوب دارد .

تعداد زیادی از افراد وارد مذاکره می شوند و مذاکره را پیش می برند و به سمت نتیجه در مذاکره پیش می روند و مذاکره را انجام می دهند. مشکل اصلی زمانی ایجاد می شود که فرد می خواهد کار را به نتیجه برساند و الگوی رفتاری داشته باشد. به نتیجه رساندن کار در مذاکره از ارائه یک پیشنهاد نسبت به تصمیم شروع می شود و تا خاتمه مذاکره برای توافق هایی که باید به عمل بیاید ادامه پیدا می کند .

اصولاً چالش های زیادی افراد را در جلسه و فرایند مذاکره آزار می دهد، مثالی که در این حوزه می توان بیان کرد این است که از شما می خواهند کاری را انجام دهید. شما مؤلفه های فنی و حرفه ای کار را با طرف مقابل توافق می کنید، یعنی شرح کار ارائه می شود و مؤلفه ها و ویژگی ها مطرح می شود ،سپس زمان قیمت دادن فرا میرسد و از شما قیمت می خواهند، نخست اینکه همان پیشنهادی است که باید انجام شود. در واقع افراد زیادی در این حیطه دچار چالش می شوند و به مشکل بر می خورند و کارایی لازم را ندارند و نمی توانند بر اساس شرایط ،پیشنهاد بهینه و مناسب را ارائه کنند که به این چالش ^closing یا بستن مذاکرات می گویند.

زمانی که چنین بحرانی صورت می گیرد، تکلیف چیست؟ علت ایجاد چالش و مشکل در فرآیند ^closing ترس از عدم گرفتن نتیجه مناسب است، یعنی فرد ترس این موضوع را دارد که نتواند از جلسه مذاکره نتیجه مطلوب بگیرد و مذاکره منجر به شکست شود و طرف مقابل پیشنهاد او را رد کند و پیشنهادش درخور جلسه نباشد، یکیاز دلایلی که افراد پیشنهاد نمی دهند، همین موضوع است .

برای پاسخ به این چالش یک ضرب المثل آلمانی می تواند راهگشا باشد. ضرب المثل معروفی که می گوید «یکپایانوحشتناک خیلی بهتر از یک وحشت بی پایان است». مذاکره کننده باید یاد بگیرد زمانی که در جلسه مذاکره حضور می یابد به این نکته توجه لازم و کافی را داشته باشد. یعنی طولانی کردن مذاکرات، خسته کننده کردن مذاکرات و حرف بیجا زدن در مذاکرات بی شک نتیجه ای جز شکست ندارد. چون فرسایش و خستگی به همراه دارد و مذاکره به دلیل این خستگی نمی تواند مسیرش را ادامه دهد؛ بنابراین مذاکره کننده ای که در این ساختار و شرایط قرار گیرد، معمولاً بازنده است .

در صورت ارائه پیشنهاد، پیشنهاد قبول یا رد می شود، اما حداقل تکلیف مشخص می شود، بنابراین، باید دید مذاکره کننده در جلسه مذاکره تغییر پیدا کند و به این باور و نظام فکری برسد که حضور در جلسه مذاکره برای رسیدن به نتیجه با هر کم و کیفی است. البته به شرط دادن پیشنهاد. بنابراین، جلسه مذاکره ساختاری است که در آن عموما فرد مذاکره کننده می داند که در بهترین شرایط ممکن باید پیشنهادش را ارائه کند. اگر به هر دلیلی نتواند پیشنهادش را ارائه کند، به معنای شکست، ضعیف شدن و از بین رفتن مذاکرات است. بنابراین، در مرحلهای که مذاکرات انجام می شود، توافق های اولیه به عمل می آید، مفاد و مفاهیم مرور می شود و مذاکره فرم و قوام خودش را پیدا می کند، به شدت توصیه می شود که وقت دادن پیشنهاد است، یعنی طرفین در جلسه مذاکره زمانی که به این شرایط می رسند باید به سراغ پیشنهادهایی که وجود دارد، بروند و آنها را ارائه دهند .

خاتمه مذاکره

پس از بحث درباره اینکه مذاکره کننده در جلسه باید به ارائه پیشنهاد بپردازد و تشویق مذاکره کنندگان به ارائه پیشنهاد، نوبت به صحبت در مورد خاتمه مذاکره می رسد.

یعنی بعد از ارائه پیشنهاد و زمانی که می خواهیم مذاکرات را به اتمام برسانیم، نکات نهفته ای در خاتمه مذاکره وجود دارد . زمان خانمه مذاکره، وقتی است که پیشنهادهای ارائه شده و دیدگاههای طرف مقابل اخذ می شود. یعنی شمابازیمذاکره را شروع می کنید و جلسات متعددی را تشکیل می دهید، به واسطه بحث های مختلف پیشنهادهایی ارائه می شود، دیدگاههای طرف مقابل گرفته می شود و جرح و تعدیل ها به عمل می آید. پس از انجام همه این موارد ،به فصل خاتمه مذاکره می رسید .

خاتمه مذاکره یعنی بستن مذاکره، ولی منظور از خاتمه مذاکره مباحث مرتبط با نکات فنی نیست بلکه خاتمہ مذاکره در بیشتر موارد به جمع بندی احاطه دارد، حال این جمع بندی می تواند به صورت جمع بندی مطالب رسمی باشد و می تواند به صورت جمع بندی مطالبه غیر رسمی و مکمل مذاکره باشد که در اینجا نکات مرتبط با آن مطرح می شود .

پس بعد از اینکه پیشنهادها ارائه شد و جمع بندی ها به عمل آمد، نوبت به خاتمۀ مذاکره می رسد. حال باید پرسید چرا مرحلۀ مهمی به نام خاتمه مذاکره وجود دارد؟ برای اینکه انتهای مذاکره از لحاظ روانی فضای مشخصی داشته باشد. معمولا در ارتباطات در زمان بسیار مهم و ماندگار است. یکی زمان اولیه با همان اثر اولیه است که در فصول قبل به آن اشاره کردیم و زمان دیگر، انتهای رویداد است. از لحاظ ذهنی ابتدا و انتها معمولا پررنگ است و در ذهن انسانها باقی می ماند، اما طول مسیر و فراز و فرودها به بونه فراموشی سپرده می شود و معمولاً در بسیاری از مذاکرات مورد توجه قرار نمی گیرد .

بنابر این به شدت توصیه می شود که اگر مذاکره کننده خواستار پیشبرد مؤثر جریان مذاکرات است، باید در یک ساختار مذاکره، خاتمه مؤثر و خاطره انگیزی داشته باشد. این یک واقعیت در ارتباطات انسانی است که اگر شما بیشترین بحث و چالش را طی جلسات و فرایند مذاکره داشتید، حتما خاتمه مذاکره را جدی بگیرید، به این دلیل که خاتمه مذاکره فصلی است که در آن تصویر اصلی مذاکره کننده شکل می گیرد؛ یعنی اگر سخت مذاکره کردهاید و رویدادتان در مذاکره مثبت نبود، خاتمه مذاکره را به نقطه مثبت برسانید تا جریان مذاکره برای شما خاطره انگیز شده و طرف مقابل با شما همراه شود و تصویری که از مذاکره انتظار دارید، در ذهنش شکل بگیرد.  به همین دلیل است که خاتمه مذاکره را مؤثر می دانند.

اقدامات لازم برای خاتمه مذاکره

جمع بندی کردن توافق ها و مباحثی که به عمل آمده است   

یعنی مذاکره باید به نقطه جمع بندی برسد، تفاهم ها و توافق های به عمل آمده مستند شود و صورت جلسه مذاکره نوشته شود و یک بار جریان مذاکره مرور شود تا اشتراک ها و توافق هایی که به عمل آمده مدنظر قرار گیرد .

تلاش برای ثبت خاطره خوش

معمولاً به هر قیمنی هر اتفاقی که در جلسه مذاکره افتاد مذاکره کننده سعی می کند ازی عطریق ثبت خاطره های مثبت و خاطره خوب جریان مذاکره را ماند کار کند و ساختار مذاکره را به سمت مذاکره خاطره انگیزی پیش ببرد. حتی اگر طی مذاکره فراز و فرود زیاد، چالش های فراوان و مذاکره پر تنش داشتید، باید انتهای مذاکره را خاطره انگیز تمام کنید، یعنی کدورت ها کنار بگذارید و از طریق یک گفتمان با روابط اثربخش مذاکره را به یک جریان مثبت و خاطره انگیز تبدیل کنید .

عدم طولانی کردن ساختار مذاکره پس از خاتمه

زمانی که نتیجه حاصل شد و پس از مذاکره دربارۀ آنچه گذشت، بحثی نکنید و در خاتمه سعی کنید آن را به یک نقطه مناسب برسانید، نقطه ای که جمع بندی، خروجی در آن وجود دارد و نقطه ای که در آن مشخص می شود که فرد به کجا رسیده است .

بنابراین، بعد از اینکه پیشنهاد را ارائه کردید، جوانب بررسی و دیدگاهها گرفته شد سعی کنید از طریق مرور آنچه اتفاق افتاده فصل مشترکی ایجاد کنید و مذاکره را خاتمه دهید. نکته ای که در خاتمه مذاکره وجود دارد، این است که خاتمه مذاکره باید به مثبت ترین شکل ممکن صورت بگیرد، به گونه ای که هر دو طرف انتظار و استنباطنشان این باشد که جلسه فوق العاده و دستاوردهای خوبی داشته اند .

زمانی که شما وارد فضای مذاکره می شود، به هر حال خاطره ای اتفاق می افتد که بیشتر بحث روانی و جنبه تاریخی در جریان مذاکرات دارد و معمولاً به صورت تاریخی به خاتمه مذاکره نگاه می شود، اما آن چیزی که در شکل و ساختار مذاکرات مهم است ،فقط بحث خاتمه نیست بلکه شکل رسمی مذاکره هم مطرح است. منظور از شکل رسمی مذاکره چیست؟ شکل رسمی مذاکره ساختاری از مذاکره است که در آن حتما توافق ها مستندسازی می شوند و مذاکره به جمع بندی می رسد. یعنی به صورت ساختاری در حالت های رسمی مذاکره معمولاً بعد از اینکه مذاکره پایان یافت، سعی کنند موازی مرحله خاتمه مذاکره، در انتها توافق های مستند و صورت جلسه و تبدیل به قرارداد و خروجی ملموس شود تا اگر بعدها مذاکره کننده خواست به جلسه مذاکره ارجاعی داشته باشد ،به یک صورت جلسه و توافق نامه رجوع کند. همیشه در انتهای مذاکره صورت جلسه ای وجود دارد که در آن صورت جلسه طرفین توافق و تفاهم می کنند که یک فصل مشترک به عنوان جمع بندی مذاکره مستند شود و محل ارجاع سایرین و خود مذاکره کنندگان در آینده شود.

پس در آخرین گام مذاکره مذاکره کننده به دنبال مستندسازی جدید مذاکرات می رود و سعی دارد از طریق مستندسازی مسائلی که در جلسه اتفاق افتاده است، ساختار و جریان مذاکره را رسمی کند تا برای بلندمدت قابلیت ارجاع و تفاهم وجود داشته باشد و همین موضوع مبنای تبادل و گفت وگوهای طرفین خواهد شد. پس مستندسازی و ثبت توافق ها، مرحله پایانی در مذاکره خواهد بود .