به قلم: لیلی بحیرائی

نمانامه: کلید یک کسب و کار موفق و بلند مدت نه تنها توانایی ارائه خدمات به بازار و حفظ مشتریان است، بلکه توانایی مقاومت در برابر موارد غیرمنتظره ای است که می تواند موفقیت شما را از مسیر خارج کند.

تداوم کسب و کار چیست؟

تداوم کسب و کار (Business Continuity) به معنای توانایی سازمان برای تداوم کسب و کار خود در حین یا پس از وقوع بحران است. در واقع تداوم کسب و کار به مجموعه ای از فرآیند ها و دستورالعمل ها اطلاق می شود که توسط یک سازمان پیاده سازی می شود تا سازمان بتواند بعد یا در هنگام بروز یک فاجعه یا Disaster به کار خود و روند فعالیتی روزمره خود ادامه دهد.

قبل از وقوع بحران چه باید کرد؟

اولین قدم در تدوین طرح تداوم کسب و کار این است که تصمیم بگیرید کدام سرویس یا عملکرد سازمان تحت هیچ شرایطی نباید تحت تاثیر قرار بگیرد و باید به کار خود ادامه دهد. زمانی که سرویس های حیاتی مشخص شد، می توانید در مورد مکانیزم های حفظ و نگهداری آن سرویس ها تصمیم بگیرید.

همچنین انجام تحلیل های اثرات تجاری (Business Impact Analysis) می تواند ضعف های احتمالی و  تأثیر یک فاجعه بر روی هر یک از واحدها را نشان دهد. گزارشات BIA به سازمان این امکان را می دهد که سرویس ها و سیستم های حیاتی خود را شناخته و در تدوین طرح تداوم کسب و کار، آنها را در اولویت قرار دهد.

خط‌ مشی تداوم کسب‌وکار می‌بایست با توجه به سه المان تدوین گردد:

۱- انعطاف‌پذیری

۲- بازیابی

۳- برنامه‌ریزی احتمالی

یک سازمان با شناسایی سرویس ها و سیستم های حیاتی خود و همچنین در نظر گرفتن احتمال وقوع هر حادثه، می تواند انعطاف پذیری خود را افزایش دهد. در نظر گرفتن تمامی جوانب یک حادثه و آمادگی برای هر سناریویی می تواند در زمان وقوع حادثه، انعطاف پذیری را افزایش دهد.

بازگردانی هر چه سریعتر سرویس ها در زمان وقوع حادثه بسیار پر اهمیت است. شناسایی سرویس ها و سیستم های حیاتی و با اولویت بالاتر در زمان وقوع حادثه و اقدام به بازیابی سرویس ها از اهمیت بالایی برخوردار است.

در نظر گرفتن احتمال وقوع هر حادثه و انجام سناریوهای مختلف قبل از وقوع حوادث می تواند کمک فراوانی برای سازمان در مواجهه با حوادث مختلف باشد. تعیین و تبیین وظایف به افراد موجب مشخص شدن وظایف هر فرد در هنگام وقوع حوادث می شود. این وظایف می تواند شامل موارد زیر باشد:

• تعویض سخت افزارهای آسیب دیده
• ارزیابی خسارت
• برقراری ارتباط با پیمانکاران برای مشاوره و …

استراتژی تاب‌آوری در شرایط بحران

تاب‌­آوری را می­‌توان به توانایی سازمان برای پیش­‌بینی مسائل پیش از موعد و طراحی و تدوین برنامه ه­ای اصولی برای رسیدگی به مشکلاتِ شناسایی شده تعریف کرد. تاب­­‌آوری یک فرآیند یادگیری فرهنگی است. بنابراین، اگر سازمانی ­نحوه رویارویی با حوادث جزئی را که روزانه اتفاق می‌افتد، آموزش نبیند آمادگی پاسخگویی مناسب و به موقع در مواجهه با حوادث بزرگ­تر را نیز نخواهد داشت.

چرا تاب آوری در کسب و کار مهم است؟

در دنیای امروزی که شرایط دائماً در حال تغییر است، پایداری و دوام سازمان­‌ها به طور مستمر مورد آزمایش قرار می­‌گیرد. بسیاری از سازمان­‌ها به این نکته مهم دست یافته­‌اند که دنبال کردن استراتژی­‌های قدیمی از آن­‌ها­ در برابر وقوع مشکلات ناگهانی که هیچ ایده و نظری از آن در برنامه­‌های آتی خود نداشتند، محافظت نخواهد کرد و نیاز است تا راهکاری جدید را با توجه به دنیای مدرن امروزی برای مقابله با شرایط در پیش گرفت.

تاب­‌آوری به سازمان این امکان را می­‌دهد که:

• آسیب­‌ها و مشکلات را در صورت امکان، قبل از وقوع شناسایی و رفع کنند.

• در پیش­‌بینی و پاسخگویی به فرصت­‌ها و تهدیدها، توانایی و ظرفیت خود را افزایش دهند.

• اهداف و ارزش­‌های مشترک را گسترش دهد.
• تهدید­ها را به فرصت تبدیل کرده و یا در حالت بدبینانه­‌تر، اجازه ندهند تهدید­ها، بقایشان را به خطر اندازد.

ویژگی های تاب‌­آوری

فرآیند ایجاد تاب‌آوری در شرایط بحرانی برای هر سازمانی با توجه به افرادی که در آن مکان مشغول به فعالیت هستند، متفاوت است. با این حال، سازمان­‌ها برای مدیریت بحران­ و تاب­‌آوری در برابر مشکلات، نیازمند ویژگی­­‌هایی هستند که عبارتند از:

• آگاهی از شرایط موجود در سازمان
• مهارت حل مسئله در شرایط بحرانی
• همکاری و ارتباط قوی بین کارکنان
• توانایی کنترل شرایط ایجاد شده

اولین ویژگی سازمان‌­های تاب­‌آور شناخت کامل از شرایط و موقعیت خود و همچنین آگاهی از نقاط قوت و ضعف سازمان است. این ویژگی سبب می­‌شود تا در بروز شرایط بحرانی با علم بر کاستی­‌ها و نقاط قوت علاوه بر مسلط بودن بر شرایط داخلی سازمان به خوبی مشکل را شناسایی و مدیریت کرده و آن را پشت سر بگذارند.

دومین مورد مهارت حل مسئله است که مهارتی ضروری و مهم برای هر سازمان محسوب می­‌شود. زمانی که بحرانی رخ می­‌دهد این ویژگی به سازمان­‌ها کمک می­‌کند تا راه­ حل مناسبی یافته و با درک همه­‌جانبه از شرایط، راه خلاقانه­‌ای کشف کنند و با بررسی پیامد­های هر راه­ حل، بهترینِ آن­‌ها را برگزینند.

همکاری و ارتباط قوی بین کارکنان و افراد یک سازمان نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است. زیرا در هنگام مواجه با شرایط دشوار، تنها همکاری همه­‌جانبه است که می­‌تواند همه­ چیز را به روال عادی خود برگرداند. افراد در کنار یکدیگر به آسانی می­‌توانند از پس مسائل برآمده و موانع را کنار بگذارند.

و آخرین مورد، مدیریت بحران است که در شرایط نامطلوب و حساس، درواقع باید در اولویت تمامی اقدام‌­ها در نظر گرفته شود. سازمان­‌ها پیش از آنکه کارگروه تشکیل دهند و با توجه به شرایط داخلی و خارجی خود، به طراحی و یا پیدا کردن راه­ حل بپردازند، در وهله اول باید بتوانند کنترل اوضاع را به دست بگیرند؛ چرا که کنترل بحران، مسئله­‌ای حیاتی است. در واقع مدیریت بحران و کنترل شرایط را می‌توان نوعی هنر محسوب کرد زیرا از بروز مشکلات احتمالی دیگر که در شرایط دشوار رخ می­‌دهند، جلوگیری می­‌کند.

طرح تداوم کسب و کار یا BCP

با استفاده از پیاده سازی یک طرح تداوم کسب و کار یا BCP، سازمان ها در واقع به دنبال حفاظت از سرویس های حساس و حیاتی خود هستند تا بتوانند بعد از بروز فاجعه یا Disaster این سرویس ها را بلافاصله به مدار برگردانند و تجارت و کسب و کار خود را ادامه دهند.

این نوع طراحی و برنامه ریزی، به سازمان اجازه می دهد تا بتواند سرویس ها را به سرعت بازیابی و به سطح عملیاتی کامل خود در سریع ترین زمان و با بالاترین کیفیت ممکن برساند. در BCP معمولاً تمامی فرآیندهای حساس تجاری سازمانی و همه عملیات های مهم تجاری تحت پوشش قرار می گیرند. BCP شامل تعداد متعددی از عوامل غیر قابل پیش بینی مانند سیل، زلزله، توفان، آتش سوزی، حملات سایبری و … می شود.

BCP برای تمامی سازمان ها با هر اندازه و از هر نوعی، بسیار با اهمیت است. با این که حفظ و تداوم کسب و کار در هر شرایطی برای سازمان های بزرگ بسیار حیاتی است اما این امر برای تمامی سازمان ها ممکن است امکان پذیر نباشد.

۱۴ گام برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار یا BCP

• هماهنگی و اخذ تائید مدیریت برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار
• شناسایی ذی‌نفعان، نیازمندی‌ها و الزامات
•  تدوین خط‌مشی و اهداف تداوم کسب‌وکار
•  مستندسازی جهت پشتیبانی از سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار
• ارزیابی و مقابله با ریسک
•  تحلیل تأثیر بر روی کسب‌وکار Business Impact Analysis
•  تعیین استراتژی تداوم کسب‌وکار Business continuity strategy
• تدوین طرح‌های تداوم کسب‌وکار Business continuity plans
• آموزش و آگاهی‌رسانی
•  آزمایش و تمرین
•  بازنگری پس از رخداد
•  سنجش و ارزیابی
•  ممیزی و اقدام اصلاحی
• بازنگری مدیریت